„Inventur wird überbewertet. Da reicht fürs Erste ein Blick ins Kühlhaus und genauer machen wir das einmal an einem ruhigen Abend, wenn mehr Zeit ist.“ Sie haben das schon einmal gehört oder gedacht? Nicht verwunderlich, denn diese und andere Glaubenssätze rund ums Thema Inventur halten sich hartnäckig. Wir haben die kostspieligsten Irrtümer für Sie aufgedeckt.

Ja ich weiß, Sie wissen, dass Sie die Inventur in Ihrem Restaurant machen müssen. Sie haben die Statistiken gesehen. Sie haben unseren letzten Artikel zur Inventur gelesen. Aber neben all dem WIE, wissen Sie auch WARUM? In all dem Gerede darüber, wie sie die Inventur besser managen können, gibt es nicht viel Literartur; und das lässt Raum für Mythen. Mythen, die zum Thema Inventur im Umlauf sind. Dass es beispielsweise nicht so wichtig ist. Dass Sie nicht viel daraus lernen können und dass der Gewinn am Ende die Mühe nicht wert ist.

Alles Mythen. Denn Tatsache ist, dass Ihr Inventar ein Drittel Ihres Budgets repräsentiert. Was angefangen von Lebensmittel, über Reinigungsgeräte, bis hin zu Mitarbeiterkleidung übrig bleibt, repräsentiert den Erfolg oder Misserfolg Ihres Restaurants. Die Inventur zu ignorieren und am Gerede festzuhalten bedeutet, dass Sie Ihre Zeit und Ihr Geld verschwenden. Beides Dinge, die schwer zu erhalten sind.

Da Inventur so ein ausschlaggebender Prozess für den Erfolg Ihres Restaurants ist, haben wir die fünf wirklich gefährlichen Irrtümer enthüllt.

#1 Augenmaß reicht völlig

Gehen Sie einfach durch Ihre Küche und kalkulieren Sie mental, wie viele Lebensmittel Sie haben? Als erfahrener Restaurant-Fachmann können Sie die grundlegenden Inventar-Schwankungen im Überblick erfassen. Es ist kein spektakulärer oder schwieriger Vorgang. Sie haben es im Gefühl, richtig?

Aber Sie werden zugeben, es ist auch kein genauer Prozess. Das Vertrauen in Ihre Intuition zeigt keine exakten Veränderungen Ihrer Zahlen von Woche zu Woche, es ist nur ein Bauchgefühl ohne reale Daten.

Wenn Sie zum Beispiel ins Kühlhaus gehen und sehen, dass Sie einen Überschuss an Austern haben, dann können Sie selbstverständlich nicht sagen, wie viel es genau sind. Reicht der Überschuss für einen Tag? Eine Woche? Wenn Sie daraufhin ein Angebot erstellen, um Sie zu verkaufen bevor sie schlecht werden, würden Sie nicht wissen, ob Sie 5 oder 15 pro Platte servieren sollten.

Und seien wir ehrlich: In dieser Situation würden Sie mit dem Austern-Angebot wahrscheinlich mehr als den geschätzten Preis erzielen, anstatt sich die Zeit zu nehmen und die Einzelpreise herauszusuchen.

Die Vorstellung, dass die Inventur einmalig vom Chef oder Manager gemacht werden kann, ist ein Irrglaube. In der Realität wissen Sie nicht, wie viele Lebensmittel Sie verbrauchen, wie viel verschwendet wurde oder warum. Es gibt da draußen zu viel Wettbewerb und die Margen sind zu gering, um sich nicht über jeden ausgegebenen Euro Gedanken machen zu müssen.

#2: Die Inventur kann gemacht werden… wann auch immer

Auch wenn Ihnen bewusst ist, dass die Inventur ein regelmäßiger Prozess ist, wird dieser möglicherweise trotzdem nicht erledigt. Es ist eines dieser Dinge, die Sie an einem ruhigen Abend angehen. Es dauert dann aber zu lange und es ist viel zu langweilig und zu anstrengend, als dass es eine der obersten Prioritäten auf Ihrer To-Do-Liste darstellt. Schon klar, da sind Sie auch eindeutig in der Mehrheit.

Hier ist jedoch die unangenehme Wahrheit: Die Lebensmittelpreise sind in den letzten fünf Jahren um 25% gestiegen. Und sie schwanken darüber hinaus täglich.

Zu viel von einem Stück zu bestellen, oder es wegen zu hoher Bestandsgrößen verderben zu lassen, bedeutet Geldverschwendung. Geld, das Sie in bessere Lebensmittelqualität, höhere Mitarbeitergehälter oder für die Umgestaltung Ihres Gastraums investieren könnten. Vor genau diesen Fehlern warnen Sie in Sendungen wie „Rosins Restaurants – Ein Sternekoch räumt auf!“ oder „die Kochprofis – Einsatz am Herd“.

Hören Sie mit dem Irrglauben auf, dass Sie die Inventur gelegentlich machen können. Dann, wenn Sie die Zeit haben, wenn es gerade günstig ist. Das reicht nicht, um Ihr Restaurant als Unternehmen zu sehen. Sie können eines der 75% Restaurants sein, die mit Lebensmittelkosten um den Profit kämpfen oder Sie können eines der 25% anderen Restaurants sein, die erfolgreich sind, weil Sie regelmäßig Zeit für die Inventur investieren; und die Tätigkeit bereits in den Restaurantalltag integriert haben.

Um im Ganzen effektiv zu sein, muss die Inventur wöchentlich erfolgen. Am gleichen Tag in jeder Woche, bevor Ihre Bestellungen aufgegeben werden. Nur so werden Sie konsistente Zahlen von Woche zu Woche erhalten.

#3 Ihre Mitarbeiter zu schulen ist zu schwierig und zeitaufwendig

Lassen Sie uns diesen Irrglauben jetzt gleich über den Haufen werfen. Sie müssen nicht jeden einzelnen Ihres Teams bezüglich der Inventur trainieren. Denn je mehr Leute die Inventur machen, desto mehr Fehler, Verschwendungen und Diebstähle können auftreten. Es ist einfach zu schwierig, jedem den exakten Vorgang beizubringen und darauf zu achten, dass er auch eingehalten wird.

Trainieren Sie die Inventur mit 24 Teammitgliedern, achten Sie hier auf die Schichtbetriebe und dass Sie immer eine Person als Ersatz haben, falls jemand krank wird.

Nicht nur, dass zwei Personen mehr Fehler entdecken können als einen, es sorgt auch für Konsistenz, wenn dieselben Leute die Inventur erledigen. Außerdem lernen sie im Laufe der Zeit, die Aufgabe schneller zu erledigen. Es gibt zumal auch weniger Möglichkeiten zum Diebstahl, wenn zwei Leute mit der Inventur beauftragt sind. Durch das Trainieren von nur wenigen Leuten, stellen Sie auch sicher, dass Sie Ihre Zeit oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter nicht verschwenden, was ebenso Geld bei Ihren Personalkosten einspart.

#4 Es dauert… so… lange…

Es fühlt sich wie eine nie enden wollende Aufgabe an. Inventur ist ein manueller Vorgang und dauert Stunden bis zur Erledigung. Für gewöhnlich bedeutet es, dass Sie durch Ihre Küche, Vorratskammer und das Kühlhaus laufen, um zu zählen. Dann ist es eine Sache der Ordnung, wo Sie die zuletzt gezahlten Preise aufbewahren und dann die Informationen in einen Kalkulationsbogen oder eine Buchhaltungssoftware eintragen. Wir können Sie beruhigen, diesen Teil der Arbeit kann man optimieren und mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an Applikationen und Hilfsinstrumenten, die die Arbeit auf ein Minimum reduzieren.

Eben weil die Inventur so langweilig ist und viel Zeit in Anspruch nimmt, finden Ihre Mitarbeiter (und auch Sie) Ausreden und sind deshalb schlampig. Sie verschwenden durch schlechtes Zählen nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Glauben Sie es oder nicht, es ist ein Irrglaube: Inventur muss gar kein Zeitfresser sein. Es gibt einen besseren, viel schnelleren Weg, um die Inventur zu erledigen. Es hält Ihre Mitarbeiter auf Trab und funktioniert online. Dies ist eine wegweisende Inventur-Software.

Ich weiß, was Sie jetzt denken…

#5 Inventur-Software ist teuer & schwer zu bedienen

Wenn Sie ein Restaurant wie viele andere haben, feilschen Sie lieber mit den Zulieferern, als eine Software zu benutzen, die einerseits 10-20tausend Euro pro Jahr kostet und andererseits Monate zum Aufsetzen benötigt, da gibt es wirklich genug Beispiele. Bis jetzt hatten Sie nur eines von der Nutzung einer Inventur-Software: Mehr Ärger als Nutzen. Heutzutage muss das aber nicht mehr sein. Wir beweisen gerade das Gegenteil und unsere Kunden sind mehr als zufrieden.

Aber die Durchführung der Inventur ist zu wichtig und zu kompliziert für eine einfache Checkliste auf Papier, die, begleitet von einem Kalkulationsbogen voller Zahlen, an eine Pinnwand geheftet wird.

Hier setzt die moderne Technologie an: Apps und Software, die auf Ihrem Smartphone funktionieren und all die mühsame Arbeit für Sie erledigen. Wir reden von fortschrittlichem Reporting, Preissuche, Kosten verkaufter Produkte, Verbrauch pro Tag, Berichte zu Tagesvorräten und kategoriebasierte Berichte über Ihre Warenkosten.

Innerhalb von 5 Minuten können Sie sehen, was Sie vorrätig haben und wie viel es kostet. So können Sie entscheiden, wie viele der besagten Extra-Austern Sie während Ihres Angebots zu welchem Preis servieren können.

Wer hat gesagt, dass Technologie zu teuer und zu schwer in der Anwendung ist? Sie haben Alternativen.

Die Wahrheit über Inventur und Warenwirtschaft

Denken Sie darüber nach! Einen guten Teil Ihrer Betriebskosten stellen gekaufte Waren dar. Effektives Inventur-Management ist für Ihr Restaurant fundamental, ob es gemacht wird oder nicht. Aber wenn, dann spart es jedenfalls Zeit und eine Menge Geld.

Dieser eine Vorgang minimiert die Lebensmittelverschwendung, bestimmt, welche und wie viele Lebensmittel Sie einkaufen und ist eine der besten Möglichkeiten, um Kosten einzusparen. Das Managen der Inventur maximiert jeden ausgegebenen Euro und spart in einem Gewerbe, in dem die Preise täglich steigen und fallen.

Wie Sie sich auch der Inventur in Ihrem Restaurant nähern – ob Sie die Realität annehmen oder den Mythen glauben – es ist für den Erfolg Ihres Unternehmens ausschlaggebend.

Erfahren Sie wie FoodNotify Ihnen dabei hilft Ihr Restaurant effektiv und gewinnbringend zu führen, ohne komplexe und teure Maßnahmen zu setzen.