Wie treu sind Sie eigentlich Ihrem Lieferanten? Haben Sie dessen Service schon einmal kritisch hinterfragt? Restaurants, die quartalsweise Unternehmensprüfungen bei Ihren Lieferanten durchführen, können tausende Euro sparen. Wie erfahren Sie hier.

Lebensmittelkosten steigen. Personalkosten steigen. Sie kümmern sich um alles, das mit dem laufenden Betrieb Ihres Restaurants verbunden ist, doch sobald Sie Profit machen, sieht es aus, als ob das Meiste direkt wieder zur Tür hinausgeht. Leider ist das oft nicht alles. Die Lebensmittel, für die Sie so viel bezahlt haben, werden zu spät geliefert,  oder nur teilweise. Ihre Lieferanten schicken Ihnen Grünkohl statt Kopfsalat. Oder sie liefern nicht die richtige Anzahl und Ihre Lebensmittel gehen aus. Gutschriften werden auf Zetteln notiert, die nie wieder gefunden werden und telefonisch vereinbarte Rabatte geraten in Vergessenheit.

Ihr Restaurant kann unter diesen Umständen kaum überleben, geschweige denn Erfolg haben. Sie müssen Sparmaßnahmen ergreifen; und genau hier kommt die Lieferantenbewertung ins Spiel. Es ist eine simple Technik, um viel Geld einzusparen.

Wir verraten Ihnen hier Schritt für Schritt wie Sie hier vorgehen:

Setzen Sie sich alle drei Monate mit jedem Lieferanten zusammen, um eine praktische und profitable Konversation zu entfachen. Ihr Ziel zum Ende des Treffens ist, nach einem Preisnachlass für wichtige und prozentuell steigende Artikel zu fragen, das verbessert sofort Ihren Wareneinsatz und spart Geld.

7 Schritte der Unternehmensprüfung für Ihre Lieferanten

Um Ihre eigene quartalsweise Unternehmensüberprüfung durchzuführen, folgen Sie diesen 7 Schritten bei jedem Ihrer Lieferantenvertreter.

Schritt 1: Diskutieren Sie über das für Sie Wichtigste in der Beziehung

Keine Konversation mit einem Lieferanten wird vorteilhaft ausgehen, wenn Sie nicht ansprechen, wie Sie behandelt werden. Das Nachhaken von Einzelheiten ermöglicht Ihnen eine ehrliche und offene Beziehung mit Ihrem Vertreter. Und es gibt Ihrem Vertreter einen Plan, wie der Service für Sie verbessert werden kann.

Worüber sollen Sie sprechen?

Grundlegende Probleme oder nennenswerte Höhepunkte sind ein guter Einstieg. Einzelheiten enthalten Themen zu:

  • Termintreue Lieferungen. Liefert Ihr Lieferant die Bestellungen während des Mittagsgeschäfts oder konsistent und in geeigneter Weise?
  • Qualität der Lieferungen. Erhalten Sie immer die Artikel, die Sie bestellt haben?
  • Verfügbarkeit des Vertreters. Wenn Sie bereit sind eine Bestellung aufzugeben, oder wenn Sie ein Problem mit einer Lieferung haben, ist Ihr Vertreter dann ansprechbar?
  • Rückgaberichtlinien. Wenn Sie einen Artikel wegen schlechter Qualität oder falscher Belieferung zurückgeben müssen, gewährt Ihnen Ihr Vertreter dann eine Gutschrift?
  • Gutschriften. Wie schnell honoriert Ihr Vertreter die Gutschriften, die er Ihnen schuldet?
  • Rabatte. Vergewissert sich Ihr Vertreter, dass Sie über Rabatte informiert sind und daraus Kapital schlagen?

Die Konsequenz dieser Schritte allein, kann Ihnen unverzüglich Geld sparen.

Schritt 2: Eruieren Sie die Summe, die Sie diesem Lieferanten im Laufe der letzten drei Monate eingebracht haben

Das ist einfach, aber wirksam. Kalkulieren Sie, wie viel hartverdientes Geld Sie Ihrem Lieferanten in diesem Quartal in die Hand gedrückt haben.

Der einfachste Weg diese Zahl zu erhalten, ist, die Summen all Ihrer Bestellungen zu addieren. Sie können durch die Rechnungen des Quartals gehen, einen Kalkulationsbogen zu Rate ziehen, oder Ihren Buchhalter nach dieser Zahl fragen.

Schritt 3: Kalkulieren Sie den Prozentsatz an absoluten Lebensmittelkosten, die jeder einzelne Lieferant erhielt

Ihre Lebensmittelkosten fressen ein Drittel Ihres Budgets. Finden Sie heraus, wie viel davon an bestimmte Lieferanten fließt. Nehmen Sie einfach die in Schritt 2 berechnete Summe und dividieren Sie es durch die absoluten Lebensmitteleinkäufe im letzten Quartal.

Nehmen wir an Sie haben im letzten Quartal um 220.000 EUR bei all Ihren Lieferanten eingekauft. Lieferant A hat einen Umsatz von 55.000 EUR im gleichen Zeitraum erhalten.

Um den prozentuellen Teil des Lieferanten A zu errechnen, nehmen Sie den Umsatz des letzten Quartals bei Lieferant A und dividieren diesen durch den gesamten Umsatz des letzten Quartals:

55.000/220.00=0.25

25% der absoluten ausgegebenen Lebensmittel stammen von Lieferant A.

Das ist eine Zahl, die Sie Ihrem Vertreter zeigen und ihm und auch Ihnen die Augen öffnen wird. So wird klar wem Sie wieviel Geschäft bringen.

Schritt 4: Listen Sie die Top 20 Artikel auf, die Sie bei Ihrem Lieferanten kaufen

Erstellen Sie eine Liste mit den 20 Top Artikeln und deren Kosten, die Sie in diesem Quartal von Ihrem Lieferanten erworben haben. Listen Sie die Kosten am Anfang des Quartals und die aktuellen am Ende des Quartals auf. Dann kalkulieren Sie den Preisanstieg dieser Artikel oder auch den Durchschnittspreis.

Das wird Ihnen die Gesprächsthemen für den nächsten Schritt der Konversation liefern.

Schritt 5: Reden Sie über die Preisentwicklungen

Welche sind die Top 10 Bereiche mit den größten Erhöhungen?

Aus den in Schritt 4 erhaltenen Informationen kristallisieren Sie jene Artikel heraus, die den größten signifikanten Preisanstieg repräsentieren. Erstellen Sie eine Tabelle mit folgenden Informationen:

  • Artikelnamen
  • Preis am Anfang des Quartals
  • Preis am Ende des Quartals
  • prozentuellen Anstieg
  • Durchschnittspreis

An dieser Stelle spart Ihnen die Unternehmensüberprüfung einen Großteil Ihres Geldes.

Schritt 6: Was sind Ihre Top 10 wichtigsten Artikel?

Denken Sie über die, für Ihr Restaurant, wichtigen Zutaten nach. Das sind diejenigen, die Sie am meisten bei diesem Lieferanten bestellen und sie sind höchstwahrscheinlich auch Teil der Liste, die Sie in Schritt 4 erstellt haben.

Kreisen Sie Ihre Top 10 ein, reihen Sie diese den Ausgaben nach oder sortieren Sie sie nach angestiegenem Preis.

Es ist wichtig, dass Sie jedes davon auf einem Blatt Papier auflisten, damit Ihr Lieferant sie aus erster Hand sehen kann. Ihr Vertreter wird ein klares Verständnis dafür bekommen, welche Artikel am meisten in Ihrem Unternehmen ausmachen.

Schritt 7: Listen Sie vergleichbare Preise anderer Anbieter für Ihre Top 10 Artikel auf

Nutzen Sie die Informationen aus Schritt 6 und forschen Sie nach vergleichbaren Preise von anderen Lieferanten für Ihre Top 10 Artikel. Dieser letzte Schritt kann den größten Einfluss auf die Preise Ihres Lieferanten haben, also machen Sie Ihre Hausaufgaben gründlich.

Neben jedem Artikel und dessen Preisanstieg, listen Sie den Namen anderer Lieferanten und deren vergleichbaren Preise für jeden Artikel auf. Dies gibt Ihnen und Ihrem Lieferanten ein Gefühl für die Preisänderungen Ihrer wichtigsten Artikel am Markt und gibt Hinweise, was faire Preise für diese Artikel wären.

Fragen Sie nach einem Preisnachlass für wichtige Artikel und Artikel mit einem hohen prozentualen Anstieg.

Wir empfehlen nach einem Nachlass für jedes Produkt zu fragen, das einen Anstieg über 10 Prozent repräsentiert. Wenn Sie diesem Lieferanten so viel Geld einbringen, spricht nichts dagegen, warum dieser seinem loyalen Kunden keinen Preisminderung gewähren sollte.

Tipp: Lieferantenpreise werden immer ausgehandelt. Sie befinden sich im Verhandlungsgeschäft.

Starten Sie mit Ihrer eigenen quartalsweisen Unternehmensüberprüfung.

Die Kosten Ihres Restaurants fallen nicht, davon können Sie ausgehen! Lebensmittelpreise allein sind um 25% seit 2011 gestiegen. Das Beibehalten dieses einzelnen Aspekts Ihres Restaurants kann den Unterschied zwischen Profitabilität und Scheitern ausmachen.

Durch das Zusammensitzen mit Ihrem Lieferanten, die Durchführung einer quartalsweisen Unternehmensüberprüfung und das Fragen nach einem Nachlass, können Sie viel Geld beim Lebensmitteleinkauf pro Quartal einsparen und Ihre Margen deutlich erhöhen.

Wenn Sie beispielsweise merken, dass der Preis für Hühnerfleisch in einer Woche von 1.39 auf 1.44 steigt, ist das eine Erhöhung um 16%. Ein Preisnachlass von 10% auf Hühnerfleisch wird Ihnen einen signifikanten Geldbetrag einsparen, vor allem, da Preise meistens noch weiter ansteigen. Und das ist nur ein Produkt. Stellen Sie sich vor, dieser Preisnachlass würde Ihnen für die Top 20 Artikel gewährt werden, die Sie am meisten bestellen! Das summiert sich gewaltig.

Wenn Sie diesen Prüfungsprozess quartalsweise durchführen, haben Sie einen sicheren Weg gefunden, um Kosten einzudämmen, Preise zu senken und Margen zu erhöhen.