Für Unternehmen wird Digitalisierung zunehmend wichtig, weil zunehmend erfolgsentscheidend. Auch für Betriebe der Groß- und Konzeptgastronomie. Für sie geht es immer mehr um digitale Vernetzung, Synchronisation und Automation von Arbeits- und Geschäftsprozessen über alle Bereiche der Warenwirtschaft hinweg – und um deren Zentralisierung. So werden Zeitersparnis, Kosteneffizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit zu mehr als nur „buzz words“. Nämlich in die Tat umgesetzte, nachhaltige Erfolge.

Seit Jahren beschäftigen wir uns bei FoodNotify intensiv mit der Digitalisierung der Gastronomie und mit digitaler Prozessoptimierung. Das neueste von uns entwickelte Tool ist der Quick Check. Anhand dieses Online-Fragebogens beantworten Sie Fragen zu Ihren Arbeitsabläufen rund um Rezeptmanagement, Produktbestellung, Kalkulation und vielem mehr. Woraufhin wir den Digitalisierungsgrad ermitteln und Ihnen die digitalen Potentiale für alle Arbeitsbereiche aufzeigen.

Doch zunächst einmal: Was bedeutet digitalisierte zentralisierte Warenwirtschaft überhaupt? Für welche Bereiche der Warenwirtschaft ist Digitalisierung zu empfehlen? Und welche Möglichkeiten gibt es schon heute, um Ihren Arbeitsalltag und den Ihrer Mitarbeiter deutlich zu vereinfachen und erfolgreicher zu machen? Es sind wahrlich nicht wenige. Darum möchten wir Ihnen im Folgenden nur einige wichtige Möglichkeiten vorstellen, die exemplarisch für die ganze digitale Lösungsbandbreite stehen.


Warenwirtschaft von heute: digital, zentral, ganzheitlich

In unserer echtzeitvernetzten Welt noch in Einzelkategorien denken und agieren? Das funktioniert immer seltener. Deshalb sollten alle Bereiche von Produktbestellung über Rezeptmanagement bis Lagermanagement und Inventur digital miteinander vernetzt und synchronisiert sein. Idealerweise auf einer digitalen zentralen Warenwirtschaftsplattform.

So sind alle Arbeitsprozesse optimal aufeinander abgestimmt. Alle Daten sind sicher gespeichert, übersichtlich dokumentiert, stets für Sie einsehbar und analysierbar. Über alle Bereiche und Standorte Ihres Betriebs hinweg. Schließlich sind genau die – inklusive Ihres Personals – direkt miteinander verbunden. Zu jeder Zeit von überall aus.


Der Bestellprozess in der digitalen Warenwirtschaft

Digital zentralisiert wird Ihr gesamter Bestellprozess sehr viel einfacher. Schon beim Einloggen geht´s los. Nur ein Benutzername und ein Passwort genügen, um ins zentrale Bestellsystem zu gelangen und dort Ihre Bestellungen auszuführen. Bei allen für Sie wichtigen Händlern. Denn auch die sind ans zentrale Bestellsystem angebunden – bei tagesaktuellem Stammdatenabgleich.

Oder nehmen Sie Ihre Bestellhistorie, was so viel heißt wie: Die Daten all Ihrer vorherigen Bestellungen sind sauber dokumentiert. Gerade für fixe Bestelltage ist das sehr vorteilhaft. Denn mit nur einem Klick kann jede neue Bestellung ganz leicht übernommen und sofort ausgeführt werden. Sogar im Voraus können Bestellungen eingebucht werden – etwa vor Ihrem Urlaub. Während Sie sich wohlverdient erholen, wird die entsprechende Order automatisch erledigt.

Für Bestellungen werden übrigens auch prediktive Analysen immer wichtiger. Weil sie wirklich wertvolle Dinge herausfinden, zunächst mit Blick auf die Vergangenheit: Wie hoch waren die Gästezahlen der letzten Jahre an diesem und jenem Wochen-, Feier- oder Ferientag? Welche Tischrotationen gab es? Welche Gerichte und Getränke waren die Renner, welche die Penner? Und vieles mehr. Dank umfassender Datenauswertungen können Sie mit Blick auf die Zukunft viel besser planen. Ihre Einkäufe, Ihr Personal, Ihre Marketing-Aktivitäten. 

Digitale Warenwirtschaft steigert die Prozesseffizienz.

Das Rezeptmanagement in der digitalen Warenwirtschaft

Alle Betriebsstandorte werden mit gleich hoher Qualität rezeptieren. Denn auch hier spielen digitale Vernetzung, Transparenz und einfache Nutzbarkeit ihre Vorteile aus. Angefangen bei tausenden Rezepten, die heute in Form von Online-Bibliotheken verfügbar und problemlos in Ihr digitales Rezeptmanagement importierbar sind. Ebenso wie Ihre eigenen Kreationen natürlich, die nur Sie einsehen können.

Ganz gleich jedenfalls, ob Fremd- oder Eigenrezepturen: sie lassen sich standortübergreifend mit Ihrem Küchenpersonal teilen und bei Bedarf gemeinsam weiterentwickeln. Zudem können Fotos, Kurzbeschreibungen und Social Media-Links hinzugefügt, Zubereitungsschritte dokumentiert, ganze Menüpläne schon Wochen im Voraus erstellt werden. Auch lassen sich Tags vergeben, um Rezepte zu kategorisieren und wichtige Infos schnell auffindbar zu machen. Die verpflichtende LMIV-Kennzeichnung läuft vollautomatisch über angebundene Lebensmitteldatenbanken sowie Händler und Lieferanten.

Und dann noch die obligatorischen Personalwechsel: Hier bitte keine Bedenken! Rezepte und Wissen gehen nicht verloren, denn alles ist zentral und sicher auf einer Plattform gespeichert.


Das Kassensystem in der digitalen Warenwirtschaft

Zu einer digital zentralisierten Warenwirtschaft gehört auch ein digitales Kassensystem. Ein ständiger Datentransfer und -Austausch zwischen Kasse und Warenwirtschaft findet damit statt. So werden die wichtigsten KPIs wie Wareneinsatz, Deckungsbeitrag und Lagerbestand für jeden Betriebsstandort jederzeit sichtbar, analysierbar und optimal kalkulierbar. Sämtliche Bestellungen können Sie ebenso überblicken wie Umsätze pro Mitarbeiter, Team und Schicht für den gesamten Arbeitstag. Selbst Rückschlüsse auf saisonale Aspekte wie Ferien, Feiertage oder Schlechtwetterzeiten lassen sich gewinnen. Was Ihnen dabei hilft, Lohnkosten dort einzusparen, wo es nötig und sinnvoll ist. Die Möglichkeiten digitaler Kassensysteme in Verbindung mit einer zentralisierten Warenwirtschaft sind sehr vielfältig und gewinnbringend.


Die Kalkulation in der digitalen Warenwirtschaft

Stichwort Excel: Viele Gastronomen kalkulieren ihre Speisen nach wie vor in diesem Format. Was okay, aber nicht optimal ist. Denn Excel-Listen bedeuten viel manuellen Aufwand und sind selten aktuell. Was vor allem Einkaufspreise betrifft, die sich gerne von heute auf morgen ändern. Digital wäre stattdessen ideal: ein Wareneinsatz-Kalkulator, der online an Ihre Händler angebunden ist. So können Sie alle tagesaktuellen Mengen-Preise sofort einsehen. Ganz gleich, ob Sie ein Roastbeef oder einen Gugelhupf kalkulieren möchten. Digital heißt zudem, Ihren WES-Kalkulator mit Ihrem Rezeptmanagement zu verknüpfen. So lassen sich Rezepte individuell kalkulieren und einfach adaptieren. Und werden festgelegte WES-Quoten einmal überschritten, wissen Sie sofort Bescheid, weil Sie automatisch benachrichtigt werden.


Der nächste Schritt: Quick Check machen

Die Digitalisierung der Warenwirtschaft drückt sich in zahlreichen Facetten aus – die zuvor beschriebenen sind nur ein kleiner Teil von dem, was möglich und wichtig ist. Das Thema muss jedoch angegangen werden. Ein wichtiger erster Schritt: Machen Sie den Quick Check und lassen Sie den aktuellen Digitalisierungsgrad Ihres Betriebs von uns berechnen. Je besser Sie über Ihre Arbeits- und Geschäftsprozesse Bescheid wissen, desto besser können Sie betriebswirtschaftliche Potentiale erkennen, Arbeitsprozesse entsprechend optimieren und für sich nutzen. Sehr einfach.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!


Beispiel für einen digitalen Status Quo: Der Grad der Digitalisierung ist
hier nicht sehr ausgeprägt und sollte optimiert werden.