FĂŒr Unternehmen wird Digitalisierung zunehmend wichtig, weil zunehmend erfolgsentscheidend. Auch fĂŒr Betriebe der Groß- und Konzeptgastronomie. FĂŒr sie geht es immer mehr um digitale Vernetzung, Synchronisation und Automation von Arbeits- und GeschĂ€ftsprozessen ĂŒber alle Bereiche der Warenwirtschaft hinweg – und um deren Zentralisierung. So werden Zeitersparnis, Kosteneffizienz, Transparenz und WettbewerbsfĂ€higkeit zu mehr als nur „buzz words“. NĂ€mlich in die Tat umgesetzte, nachhaltige Erfolge.

Seit Jahren beschĂ€ftigen wir uns bei FoodNotify intensiv mit der Digitalisierung der Gastronomie und mit digitaler Prozessoptimierung. Das neueste von uns entwickelte Tool ist der Quick Check. Anhand dieses Online-Fragebogens beantworten Sie Fragen zu Ihren ArbeitsablĂ€ufen rund um Rezeptmanagement, Produktbestellung, Kalkulation und vielem mehr. Woraufhin wir den Digitalisierungsgrad ermitteln und Ihnen die digitalen Potentiale fĂŒr alle Arbeitsbereiche aufzeigen.

Doch zunĂ€chst einmal: Was bedeutet digitalisierte zentralisierte Warenwirtschaft ĂŒberhaupt? FĂŒr welche Bereiche der Warenwirtschaft ist Digitalisierung zu empfehlen? Und welche Möglichkeiten gibt es schon heute, um Ihren Arbeitsalltag und den Ihrer Mitarbeiter deutlich zu vereinfachen und erfolgreicher zu machen? Es sind wahrlich nicht wenige. Darum möchten wir Ihnen im Folgenden nur einige wichtige Möglichkeiten vorstellen, die exemplarisch fĂŒr die ganze digitale Lösungsbandbreite stehen.


Warenwirtschaft von heute: digital, zentral, ganzheitlich

In unserer echtzeitvernetzten Welt noch in Einzelkategorien denken und agieren? Das funktioniert immer seltener. Deshalb sollten alle Bereiche von Produktbestellung ĂŒber Rezeptmanagement bis Lagermanagement und Inventur digital miteinander vernetzt und synchronisiert sein. Idealerweise auf einer digitalen zentralen Warenwirtschaftsplattform.

So sind alle Arbeitsprozesse optimal aufeinander abgestimmt. Alle Daten sind sicher gespeichert, ĂŒbersichtlich dokumentiert, stets fĂŒr Sie einsehbar und analysierbar. Über alle Bereiche und Standorte Ihres Betriebs hinweg. Schließlich sind genau die – inklusive Ihres Personals – direkt miteinander verbunden. Zu jeder Zeit von ĂŒberall aus.


Der Bestellprozess in der digitalen Warenwirtschaft

Digital zentralisiert wird Ihr gesamter Bestellprozess sehr viel einfacher. Schon beim Einloggen gehtÂŽs los. Nur ein Benutzername und ein Passwort genĂŒgen, um ins zentrale Bestellsystem zu gelangen und dort Ihre Bestellungen auszufĂŒhren. Bei allen fĂŒr Sie wichtigen HĂ€ndlern. Denn auch die sind ans zentrale Bestellsystem angebunden – bei tagesaktuellem Stammdatenabgleich.

Oder nehmen Sie Ihre Bestellhistorie, was so viel heißt wie: Die Daten all Ihrer vorherigen Bestellungen sind sauber dokumentiert. Gerade fĂŒr fixe Bestelltage ist das sehr vorteilhaft. Denn mit nur einem Klick kann jede neue Bestellung ganz leicht ĂŒbernommen und sofort ausgefĂŒhrt werden. Sogar im Voraus können Bestellungen eingebucht werden – etwa vor Ihrem Urlaub. WĂ€hrend Sie sich wohlverdient erholen, wird die entsprechende Order automatisch erledigt.

FĂŒr Bestellungen werden ĂŒbrigens auch prediktive Analysen immer wichtiger. Weil sie wirklich wertvolle Dinge herausfinden, zunĂ€chst mit Blick auf die Vergangenheit: Wie hoch waren die GĂ€stezahlen der letzten Jahre an diesem und jenem Wochen-, Feier- oder Ferientag? Welche Tischrotationen gab es? Welche Gerichte und GetrĂ€nke waren die Renner, welche die Penner? Und vieles mehr. Dank umfassender Datenauswertungen können Sie mit Blick auf die Zukunft viel besser planen. Ihre EinkĂ€ufe, Ihr Personal, Ihre Marketing-AktivitĂ€ten. 

Digitale Warenwirtschaft steigert die Prozesseffizienz.

Das Rezeptmanagement in der digitalen Warenwirtschaft

Alle Betriebsstandorte werden mit gleich hoher QualitĂ€t rezeptieren. Denn auch hier spielen digitale Vernetzung, Transparenz und einfache Nutzbarkeit ihre Vorteile aus. Angefangen bei tausenden Rezepten, die heute in Form von Online-Bibliotheken verfĂŒgbar und problemlos in Ihr digitales Rezeptmanagement importierbar sind. Ebenso wie Ihre eigenen Kreationen natĂŒrlich, die nur Sie einsehen können.

Ganz gleich jedenfalls, ob Fremd- oder Eigenrezepturen: sie lassen sich standortĂŒbergreifend mit Ihrem KĂŒchenpersonal teilen und bei Bedarf gemeinsam weiterentwickeln. Zudem können Fotos, Kurzbeschreibungen und Social Media-Links hinzugefĂŒgt, Zubereitungsschritte dokumentiert, ganze MenĂŒplĂ€ne schon Wochen im Voraus erstellt werden. Auch lassen sich Tags vergeben, um Rezepte zu kategorisieren und wichtige Infos schnell auffindbar zu machen. Die verpflichtende LMIV-Kennzeichnung lĂ€uft vollautomatisch ĂŒber angebundene Lebensmitteldatenbanken sowie HĂ€ndler und Lieferanten.

Und dann noch die obligatorischen Personalwechsel: Hier bitte keine Bedenken! Rezepte und Wissen gehen nicht verloren, denn alles ist zentral und sicher auf einer Plattform gespeichert.


Das Kassensystem in der digitalen Warenwirtschaft

Zu einer digital zentralisierten Warenwirtschaft gehört auch ein digitales Kassensystem. Ein stĂ€ndiger Datentransfer und -Austausch zwischen Kasse und Warenwirtschaft findet damit statt. So werden die wichtigsten KPIs wie Wareneinsatz, Deckungsbeitrag und Lagerbestand fĂŒr jeden Betriebsstandort jederzeit sichtbar, analysierbar und optimal kalkulierbar. SĂ€mtliche Bestellungen können Sie ebenso ĂŒberblicken wie UmsĂ€tze pro Mitarbeiter, Team und Schicht fĂŒr den gesamten Arbeitstag. Selbst RĂŒckschlĂŒsse auf saisonale Aspekte wie Ferien, Feiertage oder Schlechtwetterzeiten lassen sich gewinnen. Was Ihnen dabei hilft, Lohnkosten dort einzusparen, wo es nötig und sinnvoll ist. Die Möglichkeiten digitaler Kassensysteme in Verbindung mit einer zentralisierten Warenwirtschaft sind sehr vielfĂ€ltig und gewinnbringend.


Die Kalkulation in der digitalen Warenwirtschaft

Stichwort Excel: Viele Gastronomen kalkulieren ihre Speisen nach wie vor in diesem Format. Was okay, aber nicht optimal ist. Denn Excel-Listen bedeuten viel manuellen Aufwand und sind selten aktuell. Was vor allem Einkaufspreise betrifft, die sich gerne von heute auf morgen Ă€ndern. Digital wĂ€re stattdessen ideal: ein Wareneinsatz-Kalkulator, der online an Ihre HĂ€ndler angebunden ist. So können Sie alle tagesaktuellen Mengen-Preise sofort einsehen. Ganz gleich, ob Sie ein Roastbeef oder einen Gugelhupf kalkulieren möchten. Digital heißt zudem, Ihren WES-Kalkulator mit Ihrem Rezeptmanagement zu verknĂŒpfen. So lassen sich Rezepte individuell kalkulieren und einfach adaptieren. Und werden festgelegte WES-Quoten einmal ĂŒberschritten, wissen Sie sofort Bescheid, weil Sie automatisch benachrichtigt werden.


Der nÀchste Schritt: Quick Check machen

Die Digitalisierung der Warenwirtschaft drĂŒckt sich in zahlreichen Facetten aus – die zuvor beschriebenen sind nur ein kleiner Teil von dem, was möglich und wichtig ist. Das Thema muss jedoch angegangen werden. Ein wichtiger erster Schritt: Machen Sie den Quick Check und lassen Sie den aktuellen Digitalisierungsgrad Ihres Betriebs von uns berechnen. Je besser Sie ĂŒber Ihre Arbeits- und GeschĂ€ftsprozesse Bescheid wissen, desto besser können Sie betriebswirtschaftliche Potentiale erkennen, Arbeitsprozesse entsprechend optimieren und fĂŒr sich nutzen. Sehr einfach.

Wir wĂŒnschen Ihnen viel Erfolg!


Beispiel fĂŒr einen digitalen Status Quo: Der Grad der Digitalisierung ist
hier nicht sehr ausgeprÀgt und sollte optimiert werden.