Wer mehrere Standorte betreibt, kennt das Bild: Der Wareneinsatz schwankt zwischen den Küchen, Bestellungen laufen über Telefon, Lieferantenportale und WhatsApp, und am Monatsende fehlt die Datenbasis für eine belastbare Auswertung. Ein Warenwirtschaftssystem für die Gastronomie bündelt Einkauf, Bestand, Rezepturen und Verkaufsdaten an einem Ort. Erst diese Verbindung macht den Wareneinsatz je Standort und je Gericht sichtbar.
Dieser Vergleich stellt sechs Systeme vor, die das leisten. Er richtet sich an Betriebe mit mehreren Standorten: Systemgastronomie, Hotelgruppen, Betriebsgastronomie mit mehreren Kantinen. Für den einzelnen Gastwirt mit einem Lokal sind einige der Systeme überdimensioniert; das steht dann auch dabei.
Dieser Artikel erscheint auf dem Blog von FoodNotify, und wir vergleichen unser eigenes Produkt mit. Wir sagen deshalb bei jedem System, wo es nicht passt, bei unserem auch. Das Ergebnis vorweg: Für Betriebe mit mehreren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist FoodNotify das einzige der sechs Systeme, das Lieferantenanbindung, LMIV, deutschsprachigen Support und kundenspezifische Anpassungen zusammen mitbringt.
FoodNotify ist eine F&B-Management-Plattform für Multi-Location-Betriebe in Europa. Einkauf, Rezepturen und Lager laufen in einem System, mit über 1.000 angebundenen Lieferanten, Smartlists mit Forecast-Funktion für den Bestellvorschlag und offener API zu Kasse, ERP und Buchhaltung.
Gastronovi ist ein Kassensystem mit Lagerverwaltung als Zusatzmodul, keine vollumfängliche Warenwirtschaft. Nur mit der eigenen Kasse nutzbar, für Einzelbetriebe gedacht.
Apicbase ist eine Plattform für Restaurantgruppen aus Belgien mit Kundenstamm in Benelux und UK. Im deutschsprachigen Raum ohne nennenswerte Präsenz, ohne deutschsprachigen Support und ohne kundenspezifische Anpassungen.
MarketMan ist ein Cloud-System für Inventur und Einkauf mit Rechnungsscanning aus dem englischsprachigen Markt. Günstig im Einstieg, ohne DACH-Lieferantenanbindung und ohne LMIV.
CrunchTime ist eine Operations-Suite für Großketten in Nordamerika. Keine deutschsprachige Oberfläche, keine europäischen Lieferanten, keine Referenzen in Europa.
Oracle MICROS Simphony ist die Kasse der Oracle-Hospitality-Suite für internationale Hotelkonzerne. Warenwirtschaft nur als Zusatzmodul, Einführung als Beratungsprojekt.
Die Auswahl beruht auf den Gesprächen, die wir seit 13 Jahren mit Operations-Verantwortlichen, F&B-Direktoren und Einkäufern in der DACH-Region führen, und darauf, welchen Systemen wir in Ausschreibungen tatsächlich begegnen. Geprüft haben wir sieben Kriterien, die im Tagesgeschäft eines Mehrstandort-Betriebs den Unterschied machen:
Bestandsführung in Echtzeit: Ist jederzeit sichtbar, was an jedem Standort auf Lager ist, oder erst nach dem nächsten Sync?
Zentraler Einkauf: Kann die Zentrale Sortimente und Lieferanten für alle Standorte vorgeben, und bestellen die Standorte über eine Plattform?
Wareneinsatz-Kalkulation und Soll-Ist-Analyse: Rechnet das System den Wareneinsatz je Rezept auf Basis aktueller Einkaufspreise, und weist es die Abweichung zwischen theoretischem und tatsächlichem Verbrauch je Standort aus?
Kassenanbindung: Fließen Verkaufsdaten automatisch in den Bestand, und mit welchen Kassen geht das?
Lieferantenintegration: Kommen Artikelstammdaten und Preise direkt vom Lieferanten ins System, oder muss jeder Standort sie selbst pflegen?
Bestellvorschlag mit Forecast: Rechnet das System aus Verkaufsdaten und Bestand aus, was bestellt werden sollte, oder schätzt der Standort weiterhin selbst?
Eignung für den DACH-Markt: Deutschsprachige Oberfläche und Support, LMIV-Kennzeichnung, Anbindung an die hiesigen Großhändler.
FoodNotify verbindet Einkauf, Rezeptmanagement und Lagerwirtschaft in einer Plattform. Die Zielgruppe sind Betriebe mit mehreren Standorten, unabhängig vom Betriebstyp: Restaurantketten, Hotelgruppen und Betriebsgastronomie mit mehreren Kantinen. Über 650 Standorte in Europa arbeiten mit dem System. Der größte Kunde ist L'Osteria mit über 200 Betrieben in Deutschland und Frankreich; in der Hotellerie sind Ruby Hotels und a&o Hostels Referenzkunden.
Der Kern der Plattform ist die Lieferantenanbindung. 126 Lieferanten liefern ihre Kundenkataloge, Preise und Artikeldaten per API direkt aus ihrer eigenen Warenwirtschaft an FoodNotify, darunter die großen Foodservice-Großhändler in Deutschland, Österreich und der Schweiz (Chefs Culinar, Transgourmet, Metro, Selgros, Service-Bund, Edeka Foodservice, Pistor, Kastner, Eurogast und weitere) sowie Einkaufsgemeinschaften wie Hogast. Über 900 weitere Lieferanten stellen ihre Daten je Kunde über SFTP oder andere Wege bereit, zusammen über 1.000. Wer einen Lieferanten ohne Anbindung hat, lädt die Preisliste als Excel hoch oder lässt Lieferscheine und Rechnungen von FoodNotify BEAM automatisch auslesen. Für den Betrieb heißt das: Ein zentraler Artikelstamm, aktuelle Preise ohne manuelle Pflege je Standort.
Auf dieser Datenbasis sitzt der Rest. Die Zentrale gibt über Sortimentseinschränkungen und Smartlists vor, was jeder Standort bestellen darf. Die Smartlists haben eine integrierte Forecast-Funktion: FoodNotify rechnet aus den Verkaufsdaten der Kasse, dem aktuellen Bestand und den Verbräuchen der Vergangenheit die voraussichtlich benötigten Mengen aus und schlägt sie dem Standort direkt im Warenkorb vor. Der Mitarbeiter, der bestellt, muss nicht mehr schätzen, sondern prüft einen fertigen Vorschlag und passt ihn bei Bedarf an. Das ist der Hebel gegen Überbestellung und Verderb, und es ist der Punkt, an dem eine Warenwirtschaft mehr wird als eine Bestandsliste.
Die Warenannahme läuft per App mit Abgleich gegen den Lieferschein, die Inventur ebenfalls per App. Der Wareneinsatz wird je Rezept berechnet und aktualisiert sich bei jeder Preisänderung des Lieferanten. Daraus ergibt sich der theoretische Wareneinsatz je Standort, den FoodNotify gegen den tatsächlichen Verbrauch aus Wareneingang und Inventur stellt. Die Abweichung wird je Standort und je Artikel ausgewiesen, sodass die Zentrale sieht, wo Ware verschwindet, verdirbt oder falsch portioniert wird. Diese Soll-Ist-Analyse war eine der Voraussetzungen, unter denen L'Osteria FoodNotify für über 200 Betriebe ausgewählt hat, und sie funktioniert nur so genau, weil Artikelstamm und Preise zentral aus der Lieferantenanbindung kommen und nicht je Standort gepflegt werden. Allergene, Nährwerte und CO2-Werte werden aus den Zutaten abgeleitet, sodass Speisekarten und Aushänge LMIV-konform sind.
Die API ist offen. Verkaufsdaten kommen aus der Kasse in FoodNotify, und je nach Kasse und Kundenwunsch schreibt FoodNotify auch zurück. Direkt angebunden sind unter anderem Lightspeed, SIDES, iKentoo, Ready2order, Amadeus 360, Tipos, HelloTESS!, Shiji Infrasys, Matrix, APRO und ASSD; über Sell&Pick lassen sich Verkaufsdaten auch aus Kassen ohne eigene Schnittstelle verarbeiten. Seit 2026 gibt es zusätzlich einen MCP-Server, über den Kunden ihre FoodNotify-Daten mit KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT abfragen können.
Was FoodNotify nicht ist: Es ist kein Kassensystem, keine Personaleinsatzplanung und keine Buchhaltung. Diese Bereiche bleiben bewusst bei Spezialanbietern und werden per Schnittstelle angebunden. Ein HACCP-Modul gibt es derzeit nicht. Für einen einzelnen Betrieb mit kleinem Einkaufsvolumen ist das System zu groß angelegt; der Nutzen entsteht, sobald mehrere Standorte denselben Artikelstamm und dieselben Rezepte teilen sollen. Die Einführung beginnt mit der Stammdatenpflege, und die braucht Zeit: Wer Rezepte und Sortimente sauber anlegt, bekommt belastbare Zahlen; wer das überspringt, bekommt sie nicht.
Der Einstieg kostet 174,90 Euro pro Monat und Standort, die Zahl der Nutzer je Lizenz ist nicht begrenzt. Pro- und Enterprise-Tarife werden individuell angeboten.
Gastronovi ist ein Kassensystem für die Gastronomie. Was als „Warenwirtschaft“ mitgebucht werden kann, ist eine Lagerverwaltung an der Kasse: Jeder Verkauf zieht die hinterlegten Zutaten vom Bestand ab, Inventuren laufen per App, entsorgte Ware wird in Bruchlisten dokumentiert. Saisonale Tarife mit wöchentlicher oder monatlicher Abrechnung sind ein Argument für Betriebe mit starker Saison.
Eine vollumfängliche Warenwirtschaft ist das nicht. Es fehlt die direkte Lieferantenanbindung, über die Artikel und Preise automatisch ins System kommen; es fehlt der zentral verwaltete Artikelstamm, mit dem eine Zentrale Sortimente für alle Standorte vorgibt; und es fehlt das standortübergreifende Controlling mit Soll-Ist-Analyse und Bestellvorschlag. Wer diese Dinge braucht, findet sie bei Gastronovi nicht, egal wie viele Module er bucht. Dazu kommt die Kassenbindung: Das Modul läuft nur mit der Gastronovi-Kasse. Wer seine Kasse behalten will oder in einer Gruppe verschiedene Kassen im Einsatz hat, kann es nicht nutzen.
Gastronovi begegnet uns, weil die Kasse das erste System ist, das ein Gastronom anschafft, und die Lagerverwaltung dann mitgebucht wird. Für den Einzelbetrieb, der Kasse und Bestand aus einer Hand will, ist das eine saubere Lösung. Für eine Kette ist es das falsche Werkzeug, und es steht in diesem Vergleich nur, weil es in Suchergebnissen zu „Warenwirtschaft Gastronomie“ regelmäßig auftaucht.
Apicbase richtet sich an Restaurantketten und Hotelgruppen mit mehreren Küchen. Beworben wird vor allem die Varianzanalyse, also der Vergleich zwischen theoretischem Wareneinsatz aus den Rezepturen und tatsächlichem Verbrauch je Standort. Das ist Standard in dieser Kategorie und bei FoodNotify genauso enthalten; der Unterschied liegt in der Datenbasis. Eine Soll-Ist-Analyse ist nur so genau wie die Preise und Artikel, die hineinfließen, und die kommen bei Apicbase im deutschsprachigen Raum nicht per Schnittstelle vom Lieferanten. Zentralküchen können Outlet-Bestellungen und Transfers intern abwickeln. Apicbase ist an rund 40 Kassensysteme angebunden und SOC 2 Type II zertifiziert.
Im deutschsprachigen Raum spielt Apicbase praktisch keine Rolle. Das Unternehmen sitzt in Antwerpen, der Kundenstamm liegt in Benelux und UK, ein deutschsprachiges Support-Team gibt es nicht, und in Ausschreibungen in Deutschland und Österreich begegnen wir dem System so gut wie nie. Die Kassendaten werden per nächtlichem Sync übernommen, nicht in Echtzeit, und an deutsche und österreichische Großhändler ist Apicbase nicht in der Tiefe angebunden, die ein zentraler Einkauf braucht. Der aus unserer Sicht wichtigste Punkt für große Ketten: Apicbase liefert ein Standardprodukt und passt die Software nicht an einzelne Kunden an. Wer 50 oder 200 Betriebe steuert, hat aber eigene Prozesse, die kein Standard vollständig abbildet; solche Anpassungen gehören bei FoodNotify zum Geschäft. L'Osteria hat sich in einem Auswahlverfahren, in dem beide Systeme antraten, für FoodNotify entschieden. Wer Apicbase wählt, hat FoodNotify in der Regel nicht gesehen oder ist über den Preis gegangen.
MarketMan ist ein cloudbasiertes Inventar- und Einkaufssystem, das nach eigenen Angaben von über 15.000 Restaurants weltweit genutzt wird. Lieferscheine und Rechnungen werden fotografiert und automatisch erfasst, das System schlägt Bestellmengen aus historischen Verbräuchen vor und kalkuliert Rezeptkosten auf Basis der aktuellen Einkaufspreise. Gängige Kassen und Buchhaltungssysteme sind angebunden, Hardware ist nicht nötig, die Einführung geht schnell.
Der Fokus liegt auf dem nordamerikanischen und englischsprachigen Markt, und das merkt man im Betrieb. Deutschsprachiger Support ist begrenzt, eine LMIV-Kennzeichnung für den EU-Markt fehlt, und eine direkte Anbindung an die DACH-Großhändler gibt es nicht: Preise und Artikel kommen per Rechnungsscan oder Handeingabe ins System, nicht per Schnittstelle aus der Warenwirtschaft des Lieferanten. Damit fehlt der zentrale, automatisch aktuelle Artikelstamm, an dem für eine Gruppe alles hängt. Zentralküchen-Workflows und unbegrenztes Rechnungsscanning gibt es nur im Enterprise-Plan, womit der Preisvorteil bei größeren Betrieben schrumpft. MarketMan begegnet uns in Auswahlverfahren regelmäßig, fast immer über den Einstiegspreis. Wer die Folgekosten aus manueller Artikelpflege je Standort mitrechnet, kommt meist zu einem anderen Ergebnis.
CrunchTime führt Inventar, Personalplanung und Küchensteuerung in einer Suite zusammen. Die KI-gestützte Absatzprognose berechnet Bestell- und Vorbereitungsmengen aus historischen Verkaufsdaten, gezählt wird auf Wunsch per Spracheingabe, und die Actual-vs-Theoretical-Analyse vergleicht kalkulierten und realen Wareneinsatz. Große US-Ketten wie Jersey Mike's und Five Guys setzen das System ein.
Für Betriebe in der DACH-Region ist CrunchTime keine Option: Es gibt keine deutschsprachige Oberfläche, GoBD und LMIV werden nicht adressiert, die Lieferantenintegration ist auf US-Distributoren ausgelegt, und einen europäischen Kundenstamm, auf den man sich beziehen könnte, gibt es nicht. Wir führen es auf, weil es in Vergleichslisten regelmäßig auftaucht. Die Absatzprognose, das stärkste Argument von CrunchTime, gibt es bei FoodNotify ebenfalls: Die Smartlists rechnen den Bestellvorschlag aus Verkaufsdaten und Bestand und legen ihn direkt in den Warenkorb, angebunden an die europäischen Lieferanten, die CrunchTime nicht kennt.
Oracle MICROS Simphony ist ein POS- und F&B-Management-System für große Hotelketten und internationale Gastronomiekonzerne. Es ist Teil der Oracle-Hospitality-Suite und damit eng mit dem Property-Management-System und den Finanzlösungen von Oracle verbunden. Mehrere Häuser lassen sich zentral steuern, das Berichtswesen ist auf Konzernebene ausgelegt, und die Compliance-Zertifizierungen entsprechen dem, was internationale Konzerne verlangen.
Die eigentliche Warenwirtschaft für F&B ist bei Simphony ein Zusatzmodul, das Kernprodukt ist die Kasse. Implementierung und Anpassung laufen über spezialisierte Berater und dauern entsprechend lange, Lieferantenanbindungen an den DACH-Großhandel sind Projektarbeit statt Standard, und eine LMIV-Kennzeichnung bringt das System nicht mit. Für Hotelgruppen mit einigen Dutzend Häusern und für Restaurantketten ist Simphony zu schwer und zu teuer; es lohnt sich erst, wenn Oracle ohnehin PMS und Finanzlandschaft eines Konzerns stellt. Selbst dann setzen Hotelgruppen wie Ruby Hotels für Einkauf, Rezepte und Lager ein eigenes F&B-System ein, das an Kasse und PMS angebunden wird.
| System | Eigene Kasse nötig | Direkte Lieferantenanbindung DACH | Soll-Ist-Analyse je Standort | Bestellvorschlag mit Forecast | LMIV-Kennzeichnung | Deutschsprachiger Support | Kundenspezifische Anpassungen | Referenzen DACH |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| FoodNotify | Nein, offene API | Ja, über 1.000 Lieferanten | Ja, auf Lieferantenpreisen | Ja, in den Smartlists | Ja | Ja | Ja | L'Osteria, Ruby Hotels, a&o Hostels |
| Gastronovi | Ja, nur Gastronovi-Kasse | Nein | Nein (Lagerverwaltung) | Nein | Ja | Ja | Nein | Einzelbetriebe |
| Apicbase | Nein | Nein | Ja, auf manuell gepflegten Preisen | Eingeschränkt | Nein | Nein | Nein | Keine nennenswerten |
| MarketMan | Nein | Nein | Ja | Ja, aus Verbräuchen | Nein | Eingeschränkt | Nein | Keine nennenswerten |
| CrunchTime | Nein | Nein | Ja | Ja | Nein | Nein | Nein | Keine |
| Oracle Simphony | Ja, Simphony POS | Projektarbeit | Zusatzmodul | Zusatzmodul | Nein | Ja | Über Berater | Hotelkonzerne |
Eine Lagerverwaltung zeigt, was auf Lager ist, und zieht Verkäufe davon ab. Das leistet auch ein Kassenmodul wie das von Gastronovi. Ein Warenwirtschaftssystem verbindet diese Zahl mit dem Einkauf, den Lieferantenpreisen, den Rezepturen und den Verkaufsdaten. Erst dann lässt sich der Wareneinsatz je Gericht berechnen, die Abweichung zwischen Soll und Ist erkennen und ein Bestellvorschlag ableiten.
Für Betriebe mit mehreren Standorten hängt daran noch etwas anderes: der zentrale Artikelstamm. Wenn jeder Standort seine Artikel selbst anlegen und zählen kann, sind die Zahlen der Zentrale nicht vergleichbar, egal wie gut das Zählwerkzeug ist. Genau das war der Grund, warum L'Osteria 2025 von einem reinen Inventurtool zu FoodNotify gewechselt ist: Die Daten in den Restaurants waren nie aktuell, weil es keinen zentral verwalteten Artikelstamm gab.
Prüfen Sie zuerst die Lieferantenseite. Fragen Sie den Anbieter, welche Ihrer Lieferanten bereits angebunden sind und wie Preisänderungen ins System kommen. Ein System, in dem jeder Standort Preise selbst pflegt, liefert keine belastbare Kalkulation.
Klären Sie, ob Ihre Kasse bleiben kann. Manche Systeme verlangen die eigene Kasse, andere binden per Schnittstelle an. Lassen Sie sich die Liste der angebundenen Kassen zeigen und fragen Sie nach, ob Verkaufsdaten in Echtzeit oder per Nacht-Sync übernommen werden.
Prüfen Sie die LMIV-Kennzeichnung. In Deutschland und Österreich ist sie Pflicht; Systeme aus dem englischsprachigen Raum haben sie oft nicht.
Rechnen Sie die Einführung ehrlich. Der größte Aufwand liegt fast immer in der Stammdatenpflege, nicht in der Software. Fragen Sie, wer die Rezepte und Sortimente anlegt und wie der Anbieter dabei unterstützt.
Die fünf anderen Systeme scheitern für eine Gruppe in der DACH-Region jeweils an einem anderen Punkt: Gastronovi daran, dass es eine Lagerverwaltung an der Kasse ist und keine Warenwirtschaft, Apicbase an Präsenz, Support und fehlenden Anpassungen, MarketMan und CrunchTime an der fehlenden Verankerung im europäischen Markt, Oracle am Gewicht und am Preis. FoodNotify ist das einzige System im Vergleich, das seit 13 Jahren für genau diesen Markt gebaut wird: mit über 1.000 angebundenen Lieferanten, einem zentralen Artikelstamm, LMIV-Kennzeichnung, offener API zu jeder Kasse, deutschsprachigem Support und der Bereitschaft, die Software an die Prozesse großer Ketten anzupassen. Dass L'Osteria über 200 Betriebe in zwei Ländern damit steuert, ist der Beleg.
Kasse, Personalplanung und Buchhaltung bleiben bei Ihren bisherigen Anbietern und werden angebunden. FoodNotify passt nicht, wenn Sie ein einzelnes Lokal führen und vor allem ein Zählwerkzeug suchen.
Wenn Sie prüfen wollen, ob Ihre Lieferanten und Ihre Kasse angebunden sind, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir zeigen Ihnen das System mit Ihren eigenen Lieferanten.
Was kostet ein Warenwirtschaftssystem für die Gastronomie?
Die Preise hängen vom Funktionsumfang und der Zahl der Standorte ab. FoodNotify beginnt bei 174,90 Euro pro Monat und Standort, ohne Begrenzung der Nutzerzahl; Pro- und Enterprise-Tarife werden individuell angeboten. Bei den anderen Systemen im Vergleich gibt es die Preise auf Anfrage.
Lässt sich ein Warenwirtschaftssystem mit meinem Kassensystem verbinden?
Das hängt vom System ab. Gastronovi und Oracle Simphony setzen die eigene Kasse voraus. FoodNotify, Apicbase, MarketMan und CrunchTime binden fremde Kassen per Schnittstelle an. FoodNotify ist unter anderem mit Lightspeed, SIDES, iKentoo, Ready2order, Amadeus 360, Tipos, HelloTESS!, Shiji Infrasys, Matrix, APRO und ASSD verbunden; über die offene API und Sell&Pick lassen sich weitere Kassen anschließen.
Wie lange dauert die Einführung eines Warenwirtschaftssystems?
Das hängt weniger von der Software ab als von der Zahl der Standorte, Lieferanten und Rezepte. Bei FoodNotify beginnt die Einführung mit der Anbindung der Lieferanten und der Stammdatenpflege, das Team begleitet Konfiguration und Schulung. Der Standard ist eine Pilotierung an ausgewählten Standorten, bevor die Gruppe ausgerollt wird.
Kann ich mit einem Warenwirtschaftssystem Food Waste reduzieren?
Ja, wenn Bestand, Bestellung und Verkauf im selben System liegen. Dann sieht der Standort, was tatsächlich verbraucht wird, und bestellt auf dieser Basis. FoodNotify schlägt über das Forecasting Bestellmengen für den Warenkorb vor, sodass Überbestellungen und Verderb seltener werden.
Eignet sich ein Warenwirtschaftssystem auch für Hotels?
Ja. Bei FoodNotify sind Ruby Hotels und a&o Hostels Kunden, die F&B-Einkauf, Rezepte und Lager über mehrere Häuser hinweg aus einem System steuern. Für internationale Konzerne, die ihre gesamte Systemlandschaft von Oracle beziehen, ist Simphony die Alternative.
Brauche ich als Einzelbetrieb ein Warenwirtschaftssystem?
Für ein einzelnes Lokal reicht oft ein Inventurtool oder das Warenwirtschaftsmodul der eigenen Kasse. Ein vollständiges Warenwirtschaftssystem lohnt sich, sobald mehrere Standorte denselben Artikelstamm, dieselben Rezepte und denselben Einkauf teilen sollen.