Veränderung ist im Moment die einzige Konstante in der Gastronomie. Die Branche verändert sich schneller und tiefgreifender als je zuvor. Viele Gastronomiebetriebe spüren die Folgen dieser Entwicklung täglich: steigende Kosten, anhaltender Fachkräftemangel, technologische Umbrüche und veränderte Gästebedürfnisse machen deutlich, dass Stillstand längst keine Option mehr ist.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Veränderungen aktiv gestalten, um die Existenz Ihres Betriebs zu sichern und langfristig erfolgreich und zukunftsfähig zu bleiben.
Jede Veränderung in einem Gastronomiebetrieb löst Unsicherheiten und Fragen aus. Viele Change-Prozesse scheitern daran, dass Mitarbeitende sich überfordert oder nicht eingebunden fühlen.
Um den Wandel im eigenen Betrieb erfolgreich zu gestalten, braucht es mehr als nur neue digitale Tools oder Abläufe. Entscheidend ist ein Arbeitsklima, in dem sich die Mitarbeitenden sicher genug fühlen, um Veränderungen mitzutragen.
Gutes Change Management in der Gastronomie bedeutet nämlich nicht, Veränderungen stur durchzusetzen. Vielmehr geht es darum, sie gemeinsam mit dem Team umzusetzen. Dafür braucht es eine klare Kommunikation, gegenseitiges Vertrauen und kontinuierliches Feedback.
Gastronomiebetriebe, die erfolgreich mit Veränderungen umgehen, haben meist eine Sache gemeinsam: eine offene, proaktive und lernbereite Unternehmenskultur.
All diese Erfolgsfaktoren verfolgen ein gemeinsames Ziel: Veränderungen so umzusetzen, dass sie das Team langfristig entlasten, die Abläufe verbessern und gleichzeitig das Gästeerlebnis stärken, ohne dabei die Individualität des eigenen Betriebs aus den Augen zu verlieren.
Jede:r Gastronom:in weiß: Veränderungen sind notwendig, aber definitiv nicht immer leicht umzusetzen. Gerade in der Gastronomie, wo vieles schnell gehen muss und Veränderungen oft aus der Not heraus entstehen, ist Change Management kein Zuckerschlecken.
Fünf typische Stolpersteine begegnen Ihnen in der Praxis besonders häufig:
1. Kein klares Ziel
Wenn das Team den Grund für eine Veränderung nicht kennt, fehlen schnell Sinn und Motivation. Ohne ein klares „Warum muss sich etwas ändern?“ bleibt jede Veränderung für das Team abstrakt und schwer greifbar.
2. Zu viel auf einmal
Neue Tools, neue Prozesse und neue Abläufe. Und idealerweise alles gleichzeitig? Selbst die engagiertesten Teams kommen dabei schnell an ihre Grenzen und fühlen sich überfordert.
3. Zu wenig Kommunikation
Veränderungen lassen sich nicht durch einen Aushang in der Küche umsetzen. Ihre Mitarbeiter:innen müssen frühzeitig informiert, eingebunden und ernst genommen werden, damit sie den Prozess mittragen.
4. Fokus auf Technik statt auf Menschen
Klar, digitale Lösungen sind wichtig. Aber sie sind nur brauchbar, wenn Ihr Team sie versteht und sicher im Alltag anwenden kann. Das erfordert Zeit, Schulungen und konkrete Praxisbeispiele.
5. Widerstand im Team
Wenn Fehler tabu sind, Entscheidungen ausschließlich „von oben“ getroffen werden und es keine offene Feedback-Kultur gibt, entsteht fast zwangsläufig Widerstand im Betrieb.
Veränderungen folgen selten einem strukturierten Fahrplan. In der Praxis sind Change-Prozesse häufig unübersichtlich, emotional und von Rückschlägen begleitet. Das gilt insbesondere für die Gastronomie, in der der Arbeitsalltag auch ohne Veränderungen bereits sehr fordernd ist.
Hier erfahren Sie sieben praxisnahe Tipps für ein erfolgreiches Change Management in Ihrer Gastronomie.
Tipp Nr. 1: Erkennen Sie Veränderungsbedarf
Nicht jede Veränderung ist automatisch sinnvoll. Verschaffen Sie sich zuerst ein klares Bild: Was funktioniert gut? Wo entstehen Probleme? Welche Prozesse sind veraltet? Gibt es Engpässe in der Warenwirtschaft, Kommunikation oder beim Personaleinsatz?
In dieser Phase sind außerdem folgende Werkzeuge hilfreich:
SWOT-Analysen
Führen Sie eine systematische Betrachtung Ihrer Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken durch. Das zeigt Ihnen die Potenziale und offenen Baustellen in Ihrem Betrieb auf.
Gästefeedback
Mithilfe von Bewertungen, Gesprächen und Umfragen erhalten Sie wertvolle Hinweise dazu, was Ihren Gästen wichtig ist und wo sie noch Verbesserungsbedarf sehen.
Mitarbeiterbefragungen
Fragen Sie auch Ihr Team nach seiner Meinung. Sie kennen die Abläufe in Ihrem Betrieb am besten. Wer täglich mit denselben Prozessen arbeitet, weiß sehr genau, wo unnötige Arbeitsschritte oder Probleme entstehen.
Benchmarking mit Mitbewerber:innen
Ein Vergleich mit anderen Betrieben (z.B. bei Abläufen, Angeboten oder digitaler Ausstattung) liefert Ihnen ebenfalls wertvolle Hinweise darauf, wo Sie selbst stehen und was möglich wäre.
Treffen Sie Entscheidungen niemals aus einem Bauchgefühl heraus. Identifizieren Sie gezielt Bereiche, in denen Mehrwert entsteht, um unnötigen Aufwand zu vermeiden und Ressourcen sinnvoll einzusetzen.
Tipp Nr. 2: Setzen Sie realistische Ziele
Ganz gleich, ob Sie ein neues Kassensystem einführen oder Rezepte digitalisieren: Jede Veränderung braucht klare Ziele. Sie geben Orientierung, schaffen Verbindlichkeit und machen Fortschritte in Ihrem Betrieb messbar.
Um diese nachvollziehen zu können, formulieren Sie Ihre Ziele nach der SMART-Methode:
S - Spezifisch formulieren
Formulieren Sie Ihre Ziele so konkret wie möglich. „Wir digitalisieren unsere Warenwirtschaft“ ist greifbarer als „Wir werden effizienter“.
M - Messbarkeit sicherstellen
Nur was messbar ist, lässt sich auch überprüfen. Zum Beispiel: „Wir wollen Food Waste um 15 % reduzieren“ statt „Wir wollen weniger verschwenden“.
A - Erreichbarkeit gewährleisten
Ihre festgelegten Ziele sollen motivieren, nicht überfordern. Ein passendes Beispiel dafür ist: „Fünf Mitarbeitende pro Woche in dem neuen System schulen.“
R - Relevanz prüfen
Nicht jedes Ziel passt zur aktuellen Situation Ihres Betriebs. Veränderungen müssen vor allem sinnvoll und notwendig sein.
T - Zeitrahmen festlegen
Legen Sie einen klar definierten Zeitraum fest. „Bis Ende Februar“ ist verbindlicher und fokussierter als „In zwei oder drei Monaten“.
Durch SMART formulierte Ziele weiß Ihr Team von Anfang an, wohin die Reise geht und warum sich der Aufwand für alle Beteiligten lohnt.
Tipp Nr. 3: Entwickeln Sie eine Strategie
Veränderungen gelingen selten im Alleingang. Mit einem gut durchdachten Change-Konzept legen Sie fest, wer welche Aufgaben übernimmt, welche Meilensteine erreicht werden sollen und wie der Erfolg in Ihrem Betrieb kontrolliert wird.
Folgende Bestandteile sollten demnach Teil Ihrer Strategie sein:
Realistische Etappen
Ein strukturierter Zeitplan mit festgelegten Phasen wie Schulungen, Testläufen und anschließendem Rollout sorgt für mehr Orientierung und Sicherheit in Ihrem Team.
Klare Verantwortlichkeiten
Jeder in Ihrem Team sollte seine Rolle im Veränderungsprozess kennen. Wer ist für die Umsetzung verantwortlich? Wer leistet Unterstützung? Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten, um Unsicherheiten zu reduzieren.
Strukturierte Kommunikation
Legen Sie fest, wer zu welchem Zeitpunkt und auf welchem Weg informiert wird. Sowohl intern als auch extern. So stellen Sie sicher, dass Ihr Team rechtzeitig alle relevanten Informationen erhält.
Erfolgskontrolle
Behalten Sie Kennzahlen wie die Reduzierung von Fehlern im Lagermanagement oder die eingesparte Zeit bei der Schichtplanung im Auge, denn so machen Sie Ihre Verbesserungen sichtbar.
Marktbezug
Berücksichtigen Sie in Ihrer Strategie auch die Erwartungen Ihrer Gäste und aktuelle Trends in der Gastronomie, damit Ihre Maßnahmen auch langfristig wirken.
Grundsätzlich gilt: Je verständlicher die Strategie ist, desto einfacher fällt es Ihrem Team, den Prozess mitzutragen und den Überblick zu behalten.
Tipp Nr. 4: Setzen Sie Technologie gezielt ein
Digitale Tools für Kalkulation, Lagermanagement oder Inventur können Ihnen im Change-Management-Prozess eine große Erleichterung bieten. Softwarelösungen wie FoodNotify helfen Ihnen dabei, Fehlerquellen zu reduzieren, Zeit zu sparen und Kosten zu senken.
Technik verstehen
Bevor Sie damit beginnen, Ihr Team zu schulen, sollten Sie selbst ausreichend Zeit investieren, um die Funktionen, Demos und Abläufe verschiedener Softwareanbieter zu testen. Nur wenn Sie den Mehrwert der Technik kennen, können Sie ihn überzeugend an Ihr Team weitergeben.
Schrittweise Einführung
Führen Sie neue Tools nicht alle gleichzeitig in Ihrem Betrieb ein. Sie können beispielsweise zunächst das Bestellsystem, anschließend die Rezepturverwaltung und zuletzt die Warenwirtschaft einführen.
Bei FoodNotify erfolgt die Einführung in der Regel innerhalb von zwei bis drei Monaten, wobei das Tempo an den Betrieb angepasst wird. So schaffen Sie Sicherheit und vermeiden Überforderung.
Beispiel aus der Praxis
Ein strukturierter Einsatz von Technologie stärkt das Vertrauen in Veränderungsprozesse und reduziert den Stress für Ihr Team. Wie digitale Transformation in der Gastronomie konkret aussehen kann, zeigt unser Artikel: „Wie L'Osteria und FoodNotify die Gastronomie digitalisieren”. Dort erfahren Sie, wie Technologie Schritt für Schritt erfolgreich eingeführt wird.
Tipp Nr. 5: Organisieren Sie Schulungen und Trainings
Wenn die Technik steht, beginnt der entscheidende Teil: die Mitarbeitenden, die täglich damit arbeiten. Selbst das beste System ist nutzlos, wenn Ihr Personal nicht versteht, warum es eingesetzt wird und wie es ihren Arbeitsalltag erleichtert.
Führungskräfte zuerst schulen
Am besten beginnen Sie bei Ihren Teamleitungen. Wenn diese von der neuen Technologie überzeugt und gut informiert sind, können sie die Veränderung glaubwürdig weitergeben und ihrem Team Sicherheit vermitteln.
Verständliche Vermittlung
Schulungen sollten immer praxisnah gestaltet sein. Nutzen Sie zudem verschiedene Kanäle wie Teammeetings, Aushänge, interne Videos oder persönliche Gespräche.
Ein gut geschultes und aufgeklärtes Team ist der wichtigste Erfolgsfaktor bei jeder Veränderung in der Gastronomie.
Tipp Nr. 6: Kommunizieren Sie richtig
Veränderungen leben vom Austausch. Fragen, Bedenken und Ideen aus Ihrem Team sollten jederzeit willkommen sein. Niemand erwartet Perfektion vom ersten Tag an. Entscheidend ist, wie Sie gemeinsam mit Herausforderungen umgehen.
Regelmäßiger Austausch
Kurze Umfragen, regelmäßige Feedback-Runden oder offene Feedbackmöglichkeiten, sowohl analog als auch digital, helfen Ihnen dabei, Stimmungen frühzeitig zu erkennen.
Auf Rückmeldungen reagieren
Reagieren Sie sichtbar auf Rückmeldungen und halten Sie diese auch schriftlich fest. Wichtig ist auch Ehrlichkeit: Wenn etwas noch ungeklärt ist, sollte dies dem Team gegenüber offen kommuniziert werden.
Eine transparente Kommunikation ist das A und O, wenn es um Veränderungen in der Gastronomie geht. Das stärkt das Vertrauen und baut Widerstände in Ihrem Team ab.
Tipp Nr. 7: Begleiten Sie die Veränderung
Der letzte Schritt im Change Management ist zugleich der wichtigste: dranbleiben. Veränderung ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein Prozess, der Begleitung und Anpassung erfordert.
Regelmäßig überprüfen
Es lohnt sich, Change-Prozesse immer wieder zu reflektieren. Welche Ziele wurden bereits erreicht? Wo bestehen Unsicherheiten? Welche Unterstützung braucht mein Team?
Kurz und effektiv
Führen Sie kurze Check-ins mit Ihrem Team durch. Diese müssen nicht aufwendig sein. Oft reichen kurze Besprechungen vor der Schicht, ein Austausch in der Pause oder eine Nachricht im internen Chat.
Erfolge sichtbar machen
Ob großer Meilenstein oder kleine Erleichterung im Alltag: Feiern Sie Erfolge in Ihrem Gastronomiebetrieb. Ein Dankeschön, ein gemeinsames Frühstück oder eine nette Geste stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl enorm.
Veränderung gelingt dann am besten, wenn sie gemeinsam gestaltet, wahrgenommen und wertgeschätzt wird.
Die Branche sieht sich mit großen Herausforderungen konfrontiert. Veränderung ist daher keine Option mehr, sondern eine wichtige Voraussetzung für die Zukunft.
In diesem Kontext bedeutet Change Management jedoch nicht nur, neue Tools einzuführen oder Prozesse umzustellen. Vielmehr geht es darum, die Mitarbeitenden mitzunehmen, ihnen Orientierung zu geben, Vertrauen aufzubauen und gemeinsam Strukturen zu schaffen, die langfristig funktionieren.
Digitale Tools wie FoodNotify helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten, Prozesse zu vereinfachen und die Digitalisierung Schritt für Schritt in Ihrem Betrieb umzusetzen. In einem Tempo, das zu Ihnen und Ihrem Team passt.
Echte Veränderung braucht Zeit, ist oft unbequem, aber sie lohnt sich. Wenn Sie den Wandel heute mutig angehen, gestalten Sie die Gastronomie von morgen aktiv mit.
Lassen Sie uns gerne gemeinsam herausfinden, wie unsere digitalen Lösungen Sie beim Change Management in Ihrem Betrieb unterstützen können.