Steigende Kosten, sinkende Margen. Und immer kritischere Gäste: Preiserhöhungen sind für viele Gastronomiebetriebe längst keine Ausnahme mehr, sondern die betriebliche Realität.
Ob Lebensmittel, Energie, Personal oder Miete: die Kosten steigen nahezu in allen Bereichen. Laut Destatis haben sich Restaurantpreise allein zwischen Januar 2022 und Juli 2025 um über 26 % erhöht. Dennoch sinken die Umsätze in den Gastronomiebetrieben weiter: minus 3,7 % im letzten Jahr.
Gleichzeitig wachsen die Erwartungen Ihrer Gäste. Sie achten heute stärker denn je auf Transparenz, Fairness und ein stimmiges Preis-Leistungs-Verhältnis. Und genau das macht Preisanpassungen so herausfordernd. Einerseits sind sie aus betriebswirtschaftlicher Sicht notwendig, andererseits riskieren Sie eine Ablehnung, wenn sie nicht gut kommuniziert werden.
Als wäre das nicht herausfordernd genug, schürt die geplante Mehrwertsteuersenkung ab Jänner 2026 neue Erwartungen bei den Gästen. Laut einer YouGov-Umfrage glauben sogar 50 % der Gäste, dass Essen im Restaurant dadurch günstiger wird.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Preiserhöhungen kommunizieren, ohne Ihre Gäste zu verlieren. Dazu stellen wir Ihnen 9 Strategien vor, mit denen Sie Preisanpassungen professionell und psychologisch klug kommunizieren und dabei sogar die Zufriedenheit Ihrer Gäste stärken können.
Ob Restaurant, Catering oder Buffet: Wer Preise in der Gastronomie kalkulieren will, braucht mehr als ein Bauchgefühl – es braucht exakte Daten. Wenn die Kosten steigen und die Margen schrumpfen, ist Handlungsbedarf gefragt.
Wichtig ist dabei, dass Sie Ihre Preise nicht willkürlich, sondern gezielt und nachvollziehbar erhöhen. Wie das gelingt, zeigt sich durch eine gründliche Kalkulation.
Mit modernen Softwarelösungen, wie FoodNotify legen Sie Ihre Rezepturen einmal an und erhalten automatisch den aktuellen Wareneinsatz. Damit können Sie vorausschauend planen und Ihr Controlling optimieren, indem Sie wichtige Kennzahlen wie Umsatz, Deckungsbeitrag oder Absatz im Blick behalten. So erkennen Sie sofort, wo eine Preisanpassung sinnvoll und wirtschaftlich notwendig ist.
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Auf Ihrer Speisekarte sollte nicht jedes Gericht teurer werden. Denn: Preissteigerungen wirken je nach Gericht, Zielgruppe und Preissensibilität unterschiedlich. Eine pauschale Anpassung kann von Ihren Gästen schnell als willkürlich empfunden werden und sie verunsichern.
Und wie viel Preiserhöhung ist „zu viel“? Je nach Zielgruppe und Konzept sind 5–10 % ein akzeptabler Rahmen für Preiserhöhungen in der Gastronomie, vor allem, wenn sie von Gastronom:innen gut begründet kommuniziert werden.
Psychologische Preisschwellen beachten
Insbesondere bei À-la-carte-Bestellungen haben schon die kleinsten Preisunterschiede Auswirkungen auf Ihre Gäste. Die Preispsychologie im Restaurant zeigt zum Beispiel, dass der Sprung von 13,80 € auf 14,40 € viel stärker auffällt als der von 16,10 € auf 16,80 €. Und gebrochene Beträge wie 9,89 € wirken viel attraktiver als runde Beträge wie 10 €.
Nutzen Sie diese Preisschwellen bewusst und platzieren Sie Ihre Preise knapp unter runden Beträgen. Vermeiden Sie außerdem auffällige Sprünge und gestalten Sie Ihre Preisstruktur auf der Karte so, dass sie von Ihren Gästen als fair und stimmig wahrgenommen wird.
Starke Gerichte, starke Margen
Speisen, die bei Ihren Gästen besonders beliebt sind, dürfen auch etwas mehr kosten, vorausgesetzt die Qualität stimmt. Bei Ihren Signature Dishes oder Renner-Gerichten sind Preisanpassungen leichter möglich, ohne dass die Nachfrage einbricht.
Aber aufgepasst: Erhöhen Sie nicht die Preise der teuersten Gerichte auf Ihrer Speisekarte. Diese gelten nämlich als psychologische Referenz. Wenn diese Preise stabil bleiben, wird eine Preiserhöhung an anderer Stelle von Ihren Gästen eher akzeptiert.
Veränderung muss nicht auffallen
Eine Preisanpassung bedeutet nicht unbedingt, dass die Preise auf der Speisekarte erhöht werden müssen. Manchmal können auch kleine Veränderungen am Gericht helfen, wie zum Beispiel:
Das Ziel ist es, ein gleichbleibendes Gästeerlebnis zu schaffen, aber mit verbesserter Kalkulation für Sie.
Das Konsumverhalten Ihrer Gäste hat sich verändert. Heute sind Service, Qualität und Fairness oft wichtiger als günstige Preise. Gleichzeitig steigen die Kosten in fast allen Bereichen weiter an.
Aus diesem Grund sind Preiserhöhungen betriebswirtschaftlich notwendig, um die Existenz des eigenen Betriebs dauerhaft zu sichern.
#1: Preiserhöhungen ankündigen
Auch wenn Sie als Gastronom:in rechtlich nicht dazu verpflichtet sind, sollten Sie Preiserhöhungen immer frühzeitig und aktiv kommunizieren. Wenn Sie Ihre Gäste im Vorfeld über eine Preisanpassung aufklären, vermeiden Sie Überraschungseffekte und zeigen gleichzeitig Respekt und Fairness.
Idealerweise kündigen Sie Preisänderungen mindestens vier Wochen im Voraus an. Dafür können Sie verschiedene Kommunikationskanäle nutzen. Beliebte Möglichkeiten sind Ihr Newsletter, Social-Media-Beiträge oder auch kurze Hinweise auf der Speisekarte.
Bei Stammgästen empfiehlt sich zusätzlich ein persönliches Gespräch, zum Beispiel beim nächsten Besuch oder im Rahmen einer Einladung per E-Mail.
#2: Ehrlich und transparent bleiben
Auch die geplante Mehrwertsteuersenkung sorgt derzeit für neue Erwartungen und teilweise falsche Annahmen unter den Gästen. Für viele Gastronom:innen bedeutet das, dass sie erklären müssen, warum niedrigere Preise in der Realität kaum umsetzbar sind.
Mehrwertsteuer Gastronomie 2026: Was Betriebe jetzt wissen müssen
Gerade jetzt, in Zeiten steigender Kosten, ist eine ehrliche und transparente Kommunikation wichtiger denn je. Ihre Gäste sehen in der Regel nur den Preis auf der Karte, aber nicht die gestiegenen Energie-, Personal- oder Einkaufskosten, die dahinter stecken und Ihren Betrieb täglich belasten.
Erklären Sie Ihren Gästen deshalb, warum die Senkung der Mehrwertsteuer nicht automatisch zu niedrigeren Preisen führt. Zum Beispiel, weil Sie faire Löhne zahlen, regionale Lieferketten sichern oder in nachhaltige Maßnahmen investieren. So vermitteln Sie Ihren Gästen, dass Preisentscheidungen bewusst und verantwortungsvoll getroffen werden.
#3: Preisanpassung als Teil eines Gesamt-Updates
Eine Preisänderung fällt meist weniger ins Gewicht, wenn sie ein Teil eines Gesamt-Updates ist. Anstatt den Preis still und leise auf der Karte zu erhöhen, kombinieren Sie die Anpassung mit etwas Neuem: einer frisch gestalteten Speisekarte, saisonalen Highlights, einem überarbeiteten Menüdesign oder kleinen optischen Veränderungen im Ambiente.
Der psychologische Effekt dahinter ist: Gäste nehmen die Neuerung als Mehrwert und nicht als reine Preiserhöhung wahr. Gerade in der heutigen Zeit, in der die Preissensibilität hoch ist, wirkt dieses Zusammenspiel entlastend und aufwertend.
Gerade Ihre Stammgäste werden solche Veränderungen schnell bemerken. Wenn die Neuerungen wertig, spürbar und vor allem gut kommuniziert sind, werden sie positiver auf die Preisanpassungen reagieren.
#4: Portionsgrößen feinjustieren
Höherer Preis, weniger Menge? Nicht unbedingt. Oft reicht es schon, wenn Sie die Portionsgrößen leicht anpassen, um die Kosten zu senken. Solange sich das Verhältnis von Menge, Qualität und Preis stimmig anfühlt, werden Ihre Gäste den Unterschied kaum bemerken.
Dabei hilft auch das sogenannte „Goldlöckchen-Prinzip“. Es besagt, dass Menschen meist das bevorzugen, was „genau richtig“ ist. Also nicht zu viel und nicht zu wenig. Auch in der Gastronomie lässt sich das gut nutzen.
Wenn Sie die Portionsgröße ändern, sollte das kulinarische Erlebnis für Ihre Gäste mindestens gleichwertig bleiben, oder im besten Fall sogar besser werden.
#5: Preissensible Gerichte stabil halten
Nicht jede Preiserhöhung muss flächendeckend erfolgen. Im Gegenteil: In der Gastronomie funktioniert eine differenzierte Preisstrategie am besten.
Beliebte und preisbekannte Gerichte, wie Salate, Pasta oder Schnitzel, kennen viele Ihrer Gäste vermutlich bereits auswendig. Genau diese Speisen eignen sich perfekt als Preisanker.
An diesen Gerichten messen Ihre Gäste die Fairness Ihrer gesamten Preisgestaltung. Eine Studie der Cornell University zeigt ebenfalls, dass Preisanker die Entscheidungsfindung deutlich beeinflussen. Bleiben einige bekannte Preise stabil bleiben, werden höhere Preise bei anderen Gerichten besser akzeptiert.
Wenn Sie einige Preise bewusst nicht erhöhen, stärkt das das Vertrauen Ihrer Gäste in die gesamte Speisekarte.
#6: Zusatzleistungen separat ausweisen
Ihre Preise müssen nicht immer wie ein Gesamtpaket wirken. Transparenz zahlt sich aus, insbesondere bei Extras, die nicht von allen Gästen in Anspruch genommen werden.
Sie können Beilagen, Saucen, Dips und andere besondere Zutaten separat kalkulieren, anstatt sie pauschal in den Hauptpreis einzurechnen.
Diese Vorgehensweise hat gleich mehrere Vorteile:
Wenn Sie die Preisstruktur Ihrer Speisekarte entsprechend anpassen, können Sie nicht nur Ihre Marge verbessern, sondern Ihren Gästen auch das Gefühl geben, den Preis selbst kontrollieren zu können. Das ist ein wichtiger psychologischer Faktor in der Gastronomie.
#7: Regelmäßige Kostenkontrolle
Viele Gastronomiebetriebe zögern mit Preisanpassungen meist zu lange und müssen plötzlich größere Preissprünge vornehmen. Das wirkt nicht nur auf Ihre Gäste unvorbereitet, sondern kann auch schnell Misstrauen oder Ablehnung hervorrufen.
Führen Sie daher lieber regelmäßige, kleine Preiserhöhungen durch, anstatt Ihre Gäste mit einem plötzlichen Preisanstieg zu überraschen. Studien bestätigen, dass Gäste mehrere kleine Preissteigerungen oft als weniger dramatisch empfinden als eine große. Das gilt insbesondere, wenn die Anpassungen nachvollziehbar kommuniziert werden.
Mit digitalen Tools, wie FoodNotify gelingt die Rezeptkalkulation in der Gastronomie mit nur wenigen Klicks. Sie erfolgt automatisiert auf Basis aktueller Einkaufspreise und gibt Ihnen eine klare Übersicht darüber, wo Handlungsbedarf besteht, bevor Ihre Rentabilität darunter leidet.
#8: Mitarbeiter:innen richtig schulen
Selbst die beste Kommunikation bringt wenig, wenn Ihr Team sie nicht beherrscht. Ihre Mitarbeiter:innen sind der erste Kontaktpunkt für Ihre Gäste und somit entscheidend dafür, wie diese Ihre Preisanpassungen wahrnehmen. Denn Ihre Gäste akzeptieren Preisänderungen eher, wenn sie ihnen vom Servicepersonal verständlich erklärt werden.
Und ganz wichtig dabei ist, dass Sie Ihr Team nicht nur einmal, sondern regelmäßig schulen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen kontinuierlich einbinden, schaffen Sie langfristige Sicherheit im Umgang mit sensiblen Themen, beispielsweise mit Preisen.
#9: Feedback nutzen
Preiserhöhungen sind keine Einbahnstraße. Binden Sie Ihre Gäste aktiv ein. Das gilt gerade nach einer Preisänderung in Ihrem Betrieb. Holen Sie Feedback ein, anstatt abzuwarten, bis die ersten Beschwerden auftauchen.
Zeigen Sie Ihren Gästen, dass Sie ihre Meinung ernst nehmen. So schaffen Sie Nähe und Vertrauen und signalisieren Ihren Gästen, dass sie mitgestalten dürfen.
Stellen Sie konkrete Fragen zu neuen Gerichten, den Portionsgrößen oder zum Preis-Leistungs-Verhältnis. Allgemeine Fragen wie „War alles gut bei Ihnen?” bringen meist wenig.
Wenn Sie das Feedback Ihrer Gäste ernst nehmen, zeigen Sie, dass Ihnen nicht nur der Umsatz, sondern auch die Beziehung zu Ihren Gästen wichtig ist. Und genau das schafft Loyalität, selbst wenn die Preise steigen.
Gut geplant und trotzdem gescheitert? Damit es gar nicht erst so weit kommt, sollten Sie diese fünf klassischen Fehler bei Preiserhöhungen unbedingt vermeiden.
Mittlerweile stehen Preiserhöhungen in der Gastronomie an der Tagesordnung, und zwar aus betriebswirtschaftlicher Notwendigkeit. Wie Ihre Gäste darauf reagieren, hängt jedoch maßgeblich davon ab, wie gut Sie vorbereitet sind und wie professionell Sie kommunizieren.
Mit einer gründlichen Kalkulation, ehrlicher Kommunikation und einem echten Mehrwert für Ihre Gäste lassen sich Preiserhöhungen nicht nur akzeptieren, sondern sogar positiv gestalten.
Vom Wareneinsatz bis zum Deckungsbeitrag: Nutzen Sie Softwarelösungen, wie FoodNotify, um Ihre Kalkulation zu automatisieren und Ihre Zahlen jederzeit im Blick zu behalten. So wird Ihre nächste Preisanpassung nicht zur Hürde, sondern zur echten Weiterentwicklung Ihres Betriebs.