Catering und Event Management

Wer Events mit bis zu 10.000 Personen als Caterer betreut muss sich auf perfekt abgestimmte Prozessabläufe verlassen können. Die Rauschenberger Gastronomiegruppe und FoodNotify haben gemeinsam ein Catering Modul entwickelt, das Mengenkalkulation und Buffett-Auswahl mittels moderner digitaler Technologien extrem vereinfacht.

Die Rauschenberger Gastronomiegruppe mit Sitz in Fellbach in Baden-Württemberg zählt in Deutschland zu den größten Unternehmen im Segment der Fine Dining-Gastronomie und der Eventcatering-Branche. Neben 3 Restaurants in Stuttgart und 5 Betrieben in der Kongressgastronomie ist der Bereich Eventcatering mit rund 1.000 Veranstaltungen im Jahr das Kerngeschäft des Unternehmens. Mit 300 festangestellten und rund 450 TeilzeitmitarbeiterInnen liegt der Schwerpunkt von Rauschenberger auf Corporate Events und Business Veranstaltungen und bietet dafür eine breite Produktpalette. Events mit bis zu 10.000 Personen können mit eigenem Personal und Equipment komplett aus eigener Kraft gestemmt werden und Rauschenberger setzt damit Maßstäbe.

Veranstaltungen im Jahr
1000
MitarbeiterInnen
750
Events mit bis zu
10000

Personen

Wer in solchen Dimensionen plant und Projekte umsetzt muss sich auf effiziente Prozessabläufe verlassen können. Rauschenberger setzt dazu verstärkt auf digitale Lösungen und führt derzeit das neue Modul FoodNotify Catering ein, das ein Teil der vernetzten Warenwirtschaftsplattform FoodNotify ist. Das Modul wurde extra im Auftrag von Rauschenberger entwickelt und soll bald auch für andere Kunden zur Verfügung stehen.

Wie es zu der spannenden Zusammenarbeit gekommen ist erzählt Daniel Anselment, Prokurist und Mitglied der Geschäftsführung bei Rauschenberger, in unserem Interview.


Warum haben Sie nach einer neuen Software gesucht und wie haben sie ihre Abläufe bisher abgebildet?

Wir arbeiten derzeit noch sehr altmodisch und auch noch mit Excel-Tabellen und Word-Dokumenten. Vor einigen Jahren haben wir uns die Frage gestellt, wie wir künftig arbeiten wollen und wie wir uns fit für die Zukunft machen wollen. Wir haben uns für eine Lösung entschieden und damit Schiffbruch erlitten beziehungsweise haben wir die Software nicht wirklich zum Laufen gebracht. Es gibt nicht viele Systeme für Caterer auf dem Markt und die, die es gibt arbeiten aus unserer Sicht mit veralteter Technologie. Sie benötigen einen Server, haben eine umständliche Benutzeroberfläche und auch das Arbeiten in der Cloud war damit nicht möglich. Für uns war klar: Wir wollen cloudbasiert, ortsunabhängig und browserunabhängig und mit jedem Endgerät arbeiten.

Wie kam es zur Zusammenarbeit mit FoodNotify?

Ich habe Thomas Primus via LinkedIn kennengelernt und dann in Hamburg auf einer Messe getroffen. Mir hat FoodNotify als Warenwirtschaftssystem extrem gut gefallen; die Oberfläche, die einfache Bedienung. Es macht einfach Spaß damit zu arbeiten. Dann haben wir ihn direkt darauf angesprochen, dass wir eine Branchensoftware zur Abwicklung des Caterings suchen und wir haben beschlossen, gemeinsam eine Lösung zu bauen.

Wie kann man sich das vorstellen?

Wir haben Workshops bei uns im Haus veranstaltet und die Prozessabläufe durchgesprochen und erörtert, wie die perfekte Branchenlösung für uns aussehen müsste. Das Team von FoodNotify hat dann nach diesen Angaben eine Software gebaut, die für unseren Prozessablauf ideal ist. Es ist beeindruckend, wie schnell das Team von FoodNotify Sachen umsetzt. Auch jetzt in der Einführungsphase kommen uns immer wieder neue Ideen, und wir finden immer Gehör.

Foto: Das Team von Rauschenberger – Catering & Restaurants
vlnr. Jörg Rauschenberger, Natascha Müllerschön und Daniel Anselment

Können Sie konkrete Beispiele nennen, wie FoodNotify das Arbeiten erleichtert?

Ein komplexes Thema bei uns ist die Buffett-Auswahl. Wir bieten hier unseren Kunden eine sehr hohe Individualisierung. Wenn wir bisher etwas im Angebot ändern wollten, also der Kunde zum Beispiel noch einen zusätzlichen Wunsch geäußert hat, mussten wir alles neu kalkulieren und rezeptieren. Wir mussten die Daten in den Excel- und Wordvorlagen ändern und der gesamte Vorgang wurde sehr kompliziert. Mit FoodNotify Catering geht das ganz schnell mit einem Klick. Ich kann Komponenten austauschen und das System sagt mir sofort wie mein Wareneinsatz aussieht. Aufgrund dieser Informationen kann ich dann einfach den Verkaufspreis anpassen.

Ein weiteres Beispiel ist die Mengenkalkulation. Das ist mitunter die schwierigste Hürde, die man im Eventcatering zu nehmen hat. Wenn etwa ein Tablett leer ist gibt es kein Kühlhaus vor Ort aus dem man die Ware einfach holen kann. Daher ist eine möglichst genaue Planung im Vorfeld äußerst wichtig und die Mengenkalkulation muss daher nahezu perfekt sein. Auch weil man ja vermeiden möchte, dass zu viel weggeschmissen werden muss. Und da wir derzeit kein System haben, dass die Mengenkalkulation unterstützt, muss für jedes Event alles neu kalkuliert werden. Aktuell haben wir keine Datenbasis, aus der ich eine Lernkurve ziehen kann. Mit FoodNotify wird das anderes. Wenn wir zum Beispiel 100 Hochzeiten abgewickelt haben, sehen wir über das System, was produziert wurde und wie viel Ware zurückgekommen ist. Das ist einer der größten Vorteile, den wir mit FoodNotify haben werden. Wir können dann ziemlich genau vorhersagen, wie viel bei einer Hochzeit gebraucht wird. Diese umfassende Datenbasis können wir derzeit mit Word und Excel nicht generieren und schon gar nicht auswerten und daraus Schlüsse für die Zukunft ziehen.

Mit FoodNotify können wir zudem weitere Abläufe wie etwa Lagermanagement und Produktbestellung abbilden und auch einen Wetterdienst einbinden. Das ist zum Beispiel wichtig für die Getränkekalkulation. Wenn ich weiß, dass es bei einem Event 30 Grad haben wird, dann erhöhe ich die Menge an Bier, die ich mitnehmen muss. Das sind alles Lernkurven und Algorithmen, die wir dann im System verankern können und das erleichtert uns die Arbeit und Planung ungemein.

Wie geht es Ihnen mit dem Aufsetzen und Testen von FoodNotify?

Derzeit werden Daten wie etwa Rezepte ins System eingegeben, mit denen in der Folge die Abläufe optimiert werden. Wir richten das System gerade ein, aber die ersten Testläufe funktionieren wunderbar. Die Zusammenarbeit mit FoodNotify läuft exzellent, das Programmierteam ist unglaublich schnell. Und auch das Feedback unserer Mitarbeiter ist äußerst positiv. Ich bekomme fast täglich einen Anruf oder eine Nachricht, in der die Einfachheit und Klarheit von FoodNotify gelobt wird.

So schwer die Coronakrise uns und den gesamten Gastronomiebereich auch trifft, wir versuchen die Zeit zu nutzen und können uns intensiv der Implementierung des neuen Systems widmen, damit wir für die Zeit nach der Krise gewappnet sind. Sobald wir den Betrieb nach der Krise wieder aufnehmen, wird FoodNotify unser führendes System sein mit dem wir arbeiten.

Wie wichtig ist das Thema Digitalisierung in einem Betrieb wie Rauschenberger Catering?

Meiner Meinung ist Digitalisierung sehr wichtig. Lösungen wie FoodNotify unterstützen uns sehr bei unserer Arbeit. Wichtig ist dabei, dass sich das System an unsere Prozesse anpasst und nicht umgekehrt. Wir haben unsere Prozesse in jahrelanger Arbeit entwickelt und sie funktionieren perfekt für uns. Wir haben also nach einer Lösung gesucht, die sich am Workflow orientiert und an unsere Prozesse anpasst. Bei FoodNotify Catering ist das völlig gegeben. Wir sind die Prozesse und Abläufe gemeinsam mit FoodNotify durchgegangen und haben auf dieser Basis einen Prototypen entwickelt, der nicht nur uns, sondern auch viele andere Kolleginnen und Kollegen der Branche perfekt und state of the art unterstützt.

Dazu kommt noch die Usability, die Mitarbeiter müssen gerne und effizient damit arbeiten können. FoodNotify bietet im Gegensatz zu anderen Systemen eine moderne und intuitive Benutzeroberfläche, die jeder mit dem Smartphone oder Tablet nutzen kann. Das System ist wirklich selbsterklärend und einfach zu bedienen.

Was erwarten Sie von FoodNotify Catering wenn die Lösung im Vollbetrieb ist?

FoodNotify wird bei uns das zentrale System sein mit allen Schnittstellen zu den anderen Systemen wie etwa Logistik, Rechnungen und dem Kassensystem. Die Abläufe werden noch weiter optimiert und die Kalkulation wird einfacher und genauer werden. Zudem ersparen wir uns viel Papierkram. Jeder Mitarbeiter kann im System die benötigten Daten einfach via Smartphone oder Tablet einsehen und auch neue Daten direkt eingeben. So sind wir immer auf dem neuesten Stand und können in Echtzeit Schlüsse daraus ziehen. Mit FoodNotify sind wir für die Zukunft bestens aufgestellt.

Daniel Anselment

Daniel Anselment

Mitglied der Geschäftsführung und Prokurist von
Rauschenberger – Catering & Restaurants

Das Interview wurde mit Daniel Anselment geführt. Wir bedanken uns für das Gespräch.