ERFOLGSGESCHICHTE

a&o Hostels

„Ein Kollege hat mir erzählt, dass jemand nach der Inventur meinte: ‚Das macht Spaß.‘ Ehrlich gesagt hatte ich erwartet, dass jemand sagt: ‚Läuft jetzt gut.‘ Aber Spaß? Das war selbst für mich neu.“

Janine Berger, Projektmanagerin bei a&o Hostels

© a&o Hostels

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Das Unternehmen

a&o Hostels ist die größte privat geführte Hostelkette Europas mit über 40 Häusern in 11 Ländern. Das Unternehmen steht für bezahlbares, urbanes Reisen – mit einem klaren Fokus auf Diversität, Nachhaltigkeit und Digitalisierung.

Weitere Infos

Janine Berger ist Projektleiterin bei a&o Hostels und arbeitet seit 14 Jahren in unterschiedlichen Positionen für das Unternehmen. Sie gibt Einblicke, wie die digitale Inventur in der Hotellerie mit FoodNotify funktioniert, welche Vorteile sich daraus ergeben und warum die Digitalisierung für a&o Hostels unverzichtbar ist.

a&o Hostels nutzt

Digitale Inventur: Wie a&o Hostels bis zu 50 % Zeit spart

Wer mit über 40 Häusern in ganz Europa arbeitet, braucht Prozesse, die reibungslos funktionieren. Und bei a&o Hostels funktioniert vieles: nicht nur im Tagesgeschäft, sondern auch im Miteinander. Mit dem Slogan „Everyone can travel“ bringt das Unternehmen auf den Punkt, wofür es steht: Reisen für alle – unabhängig von Herkunft, Sprache oder Budget.

Diese Haltung zeigt sich nicht nur gegenüber den Gästen, sondern auch im Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen. „Es gibt keinen Tag, an dem ich mit Bauchschmerzen zur Arbeit gehe, weil man sich unwohl oder nicht dazugehörig fühlt. Das gibt’s einfach nicht“, erzählt Janine Berger, Projektmanagerin bei a&o Hostels.

Werte wie Teamwork, Vielfalt und Verbundenheit ziehen sich durch alle Bereiche und haben a&o Hostels zu dem gemacht, was es heute ist: die größte privat geführte Hostelkette Europas mit Standorten in Deutschland, Österreich, den Niederlanden und vielen weiteren Ländern.

11

Europäische Länder

40+

Standorte in Europa

6 Mio.

Übernachtungen pro Jahr

Wie der Arbeitsalltag bei a&o Hostels früher aussah

Vom Self-Check-in am Terminal bis hin zur eigenen App mit Mobile Key: a&o Hostels treibt die Digitalisierung seit seiner Entstehung in vielen Bereichen erfolgreich voran.

Im F&B-Bereich waren die Abläufe hingegen stark von den jeweiligen Lieferanten geprägt, besonders, wenn es um Bestellungen ging. Janine erinnert sich: „Wir haben das genommen, was uns seitens der Lieferanten zur Verfügung gestellt wurde – um es ganz einfach zu sagen.“ Bestellt wurde über Webshops, die von den Lieferanten bereitgestellt wurden. Einige waren digital bereits gut aufgestellt, andere wiederum altmodischer mit E-Mail, Word-Dokument oder Fax.

Auch bei der Inventur, einem besonders komplexen Bereich in der Hotellerie, setzte das Unternehmen früh auf eine digitale Eigenlösung: eine intern entwickelte Kombinationssoftware mit Lager- und Filterfunktionen. Aber in der Praxis zeigte sich, dass die Anforderungen im Alltag hoch waren und die (noch nicht voll ausgereifte) Software dabei immer wieder an ihre Grenzen stieß.

Unsere interne Software ist uns hin und wieder abgestürzt. Wir mussten die Daten manchmal zweimal eintragen und die Ergebnisse waren teilweise ungenau, weil auch keine Kasse angebunden war. Das alles rund zu bekommen hätte einfach deutlich mehr Zeit benötigt.

Das machte die Inventur zu einer Belastungsprobe. Besonders in großen Häusern, wie dem in Hamburg City mit 2.000 Betten, konnte sie bis zu zwei Tage dauern. In mittelgroßen Häusern lag der Aufwand bei mindestens 8 bis 10 Stunden, zusätzlich zur manuellen Nachbearbeitung, wie dem Eintragen von Lieferscheinen.

„Die fehlende Digitalisierung hat viel Zeit in Anspruch genommen. Es ist auf eine gewisse Art und Weise mit den früheren Prozessen möglich, aber unglaublich zeitaufwändig.“

Zu diesem Zeitpunkt war a&o Hostels klar, dass eine interne Zwischenlösung für ihre Standorte einfach nicht mehr ausreichte. Was sie brauchten, war ein zentrales Warenwirtschaftssystem, das einen guten Überblick schafft, Komplexität reduziert und sich effizient nutzen lässt. Tag für Tag, in jedem Haus.

Budapest Räume © a&o Hostels

Auf der Suche nach einem System, das wirklich passt

Anfang letzten Jahres beauftragte die Geschäftsführung von a&o Hostels Janine, ein geeignetes System zu suchen. Nach einigen Google-Recherchen, Angebotsvergleichen und mehreren Software-Präsentationen stand fest: FoodNotify passte am besten zu ihren Anforderungen.

„FoodNotify war die einzige Software, die eine userfreundliche Oberfläche hatte, das hat euch schon sehr stark von anderen Softwares abgehoben.“, erzählt Janine lächelnd.

Für das a&o-Team war das ein entscheidendes Kriterium. Denn viele Mitarbeiter:innen, vor allem Studierende, arbeiten nur wenige Schichten pro Monat. Für Janine war also klar, dass die Software so intuitiv sein musste, dass sie auch ohne langes Einarbeiten sofort nutzbar ist. Neben der einfachen Bedienung stach FoodNotify auch durch relevante Funktionen hervor, die auf die täglichen Anforderungen im F&B-Bereich zugeschnitten sind.

Mit eurer Software zu arbeiten ist super simpel – das war der wichtigste Punkt. Und dann natürlich die Funktionen, die ihr anbietet. Das hat einfach sehr gut unsere Interessen getroffen.

An der Theke © a&o Hostels

Digitale Inventur: So läufts bei a&o Hostels

Nach der finalen Entscheidung für FoodNotify startete a&o Hostels mit der ersten Pilotphase im Haus Berlin Mitte, einem der größten Standorte mit hohem Lagerumschlag. Im Juni 2025 fiel schließlich der Startschuss für alle Häuser in Deutschland: Zum ersten Mal wurde die digitale Inventur mit der FoodNotify App erledigt. Und das mit durchweg positivem Feedback.

Janine erinnert sich zurück: „Ich hatte damit gerechnet, dass sich jemand meldet und sagt: ‚Es klappt was nicht.‘ Aber nein, es hat einfach funktioniert.“ Vor allem die Inventur in Hamburg ist im Gedächtnis geblieben. Denn dort wurde ihr ein Feedback aus dem Team zugetragen, das sie besonders überrascht hat und deutlich macht, wie sehr sich die Inventur verändert hat.

Ein Kollege hat mir erzählt, dass jemand nach der Inventur meinte: ‚Das macht Spaß.‘ Ehrlich gesagt hatte ich erwartet, dass jemand sagt: ‚Läuft jetzt gut.‘ Aber Spaß? Das war selbst für mich neu.

Inventur, Daten, Bestellungen: Was sich bei a&o verändert hat

Seit die Teams die FoodNotify App nutzen, haben sie bei der Inventur die volle Übersicht. Die Lager können in der App genauso abgebildet werden, wie sie bei a&o Hostels vor Ort aufgebaut sind. Das erspart den Mitarbeiter:innen das ständige Hin- und Herspringen zwischen den Produkten und macht das Zählen gleich viel effizienter.

Auch Sprachbarrieren spielen bei der Inventur heute kaum noch eine Rolle. Dank der integrierten Artikelbilder sehen alle sofort, worum es geht. Das ist besonders in einem so vielfältigen Team wie bei a&o Hostels ein klarer Vorteil.

Janine hebt eine weitere wichtige Funktion hervor: das genaue Zählen von Anbrüchen, wie es bei Flaschen, Beuteln oder GN-Behältern der Fall ist. Früher musste hier auf- oder abgerundet werden, während sich das heute in exakten Mengen erfassen lässt.

Selbst in Bereichen mit schwachem WLAN-Empfang, wie dem Kühlhaus, bleibt die App einsatzbereit. Der automatische Offline-Modus sorgt dafür, dass auch ohne stabile Internetverbindung reibungslos gearbeitet werden kann.

Was früher einen ganzen Arbeitstag gedauert hat, ist heute in wenigen Stunden erledigt. Mit der digitalen Inventur sparen die Teams von a&o Hostels bis zu 50 % ihrer Zeit.

Wir sparen jetzt bei jeder Inventur bis zu 50 % der Personalkosten. Bei über 40 Häusern summiert sich das natürlich. Da kommt schon gut was zusammen.

Doch es geht nicht nur um Zeit und Geld, sondern auch um verwertbare Daten. Mit der geplanten Anbindung der Kasse sollen die gewonnenen Daten zukünftig dabei helfen, das nächste große Ziel zu erreichen. Nämlich Abläufe so zu optimieren, dass sich die Marge langfristig verbessert.

„Wir wollen ganz genau erkennen, woher Differenzen, Waste, Schwund etc. kommen – ob durch Rezepte, Fehlkalkulationen oder Prozesse. Und dann wollen wir gezielt nachjustieren“, fügt Janine hinzu.

Beim Bestellprozess spürt man den Unterschied bereits deutlich. Anstatt verschiedene Systeme und Kanäle zu nutzen, bestellen die Teams ihre Artikel bei allen Lieferanten über eine zentrale Plattform. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern schafft endlich die Übersicht, die es für nachhaltige Entscheidungen braucht. Damit gehören nun auch leere Lagerregale und Überbestellungen der Vergangenheit an.

Hostelgebäude © a&o Hostels

a&o Hostels sagt Food Waste den Kampf an

Auch wenn die digitale Inventur zuletzt besonders im Fokus stand, denkt a&o Hostels beim Thema Digitalisierung schon längst weiter – vor allem, wenn es um Nachhaltigkeit geht.

Ein gutes Beispiel dafür ist der FoodWaste Report von FoodNotify. Mit diesem Tool erfassen die Häuser von a&o täglich, welche Lebensmittel in welchen Mengen entsorgt werden. Gerade beim Frühstücksbuffet der Hostelkette ist das eine große Hilfe: So wird sichtbar, wo und warum Übermengen entstehen und welche Prozesse gezielt angepasst werden müssen.

„Wir sehen jeden Tag, was in welchen Mengen entsorgt wurde. So lässt sich prüfen, woran das liegt. Das ist meine Lieblingsfunktion von FoodNotify“, erzählt Janine.

Durch die kontinuierliche Auswertung dieser Daten können die Mengen pro Person besser kalkuliert, das Team sensibilisiert und wertvolle Ressourcen eingespart werden. Für a&o Hostels ist das ein klarer Beweis: Digitalisierung kann auch nachhaltig richtig viel bewegen.

Warum sich die Digitalisierung gelohnt hat

Die Einführung von FoodNotify hat bei a&o Hostels nicht nur Zeit gespart, sondern auch den gesamten Umgang mit Beständen, Bestellungen und Daten auf ein neues Level gehoben. Was früher mühsam und zeitaufwendig war, ist heute ein strukturierter, digitaler Prozess.

Für Janine ist die Einführung von FoodNotify aber nicht nur beruflich ein Gewinn. Sie sieht darin auch eine wertvolle persönliche Erfahrung.

Ich hätte vor 10 Jahren nie gedacht, dass mir so ein Thema überhaupt liegt, aber heute nehme ich diese Zusatzqualifikation und diese Einblicke als riesigen Vorteil mit.

Und welchen Rat würde sie anderen Betrieben geben, die noch mit der Entscheidung zur Digitalisierung zögern? „Fakt ist: es ist unvermeidbar. Man kann sich die nächsten 1-2 Jahre dagegen sträuben, aber Digitalisierung lässt sich nicht aufhalten. Also lieber jetzt auf den Zug aufsteigen, als später hinterherzulaufen.“

Die Geschichte von a&o Hostels zeigt: Wer Prozesse mutig neu denkt, kann selbst eine ungeliebte Aufgabe wie die Inventur in eine echte Erfolgsgeschichte verwandeln. Nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Menschen, die dahinter stehen.

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