F&B-Software für Hotelketten im Vergleich 2026

Eine Hotelgruppe führt keine Restaurants mit Zimmern, sondern je Haus mehrere Outlets mit eigenem Lager: Restaurant, Bar, Bankett, Frühstück, oft Roomservice und Spa-Bistro. Software, die für ein einzelnes Restaurant gebaut ist, kennt ein Lager und eine Kasse. Sobald Ware vom Restaurant an die Bar wandert oder das Bankett aus dem Restaurantlager bedient wird, stimmt der Wareneinsatz je Outlet nicht mehr, und die Zentrale vergleicht Häuser, die unterschiedlich zählen.

Dieser Vergleich stellt fünf Systeme vor, die F&B-Prozesse in Hotelketten abbilden: Einkauf, Wareneingang, Inventur, Rezepturen und Soll-Ist-Wareneinsatz je Outlet und je Haus. Er richtet sich an Hotelgruppen ab etwa fünf Häusern und an Einzelhotels mit mehreren Outlets und einem F&B-Umsatz ab rund einer Million Euro im Jahr.

Dieser Artikel erscheint auf dem Blog von FoodNotify, und wir vergleichen unser eigenes Produkt mit. Wir sagen deshalb bei jedem System, wofür es besser passt als wir. Angaben zu anderen Anbietern beziehen sich auf deren öffentlich zugängliche Informationen, Stand September 2026.

Quick Guide: 5 F&B-Systeme für Hotelketten

• FoodNotify: Warenwirtschaft und Einkauf für Ketten und Hotelgruppen im deutschsprachigen Raum. Ein Artikelstamm für alle Häuser, Outlets als Kostenstellen, über 1.000 Lieferanten mit Daten im System. Referenzen: Ruby Hotels, a&o Hostels.
• FutureLog: Beschaffungsplattform aus der Schweiz mit Schwerpunkt Einkauf, Rechnungsprüfung und Lieferantenmanagement für Hotellerie.
• Apicbase: F&B-Management-Plattform aus Belgien mit Rezepturen, Inventur und Varianzanalyse, stark in Benelux und international.
• MarketMan: Cloud-System für Inventur und Bestellungen mit vielen Kassenanbindungen, Schwerpunkt Restaurants und US-Markt.
• Oracle MICROS Simphony: Kassensystem mit Inventurmodul, sinnvoll für Gruppen, die ihre gesamte Systemlandschaft von Oracle beziehen.

Woran Hotelketten F&B-Software messen sollten

Vier Fragen entscheiden, ob ein System in einer Hotelgruppe trägt. Erstens: Kann jedes Outlet eine eigene Kostenstelle mit eigenem Lager sein, und werden Warenbewegungen zwischen Outlets als Umbuchung erfasst? Ohne das ist der Wareneinsatz je Outlet eine Schätzung. Zweitens: Gibt es einen Artikelstamm für die Gruppe, in dem ein Artikel mit GTIN oder Lieferantennummer genau einmal existiert? Sonst zählt jedes Haus anders, und die Zentrale kann keine Häuser vergleichen. Drittens: Kommen Preise und Kataloge direkt vom Lieferanten ins System, oder pflegt jedes Haus Preislisten von Hand? Viertens: Wie wird die Kasse angebunden, und was passiert bei Häusern mit unterschiedlichen Kassen?

Dazu kommen die üblichen Fragen: Inventur per App, Belegerkennung für Rechnungen und Lieferscheine, Auswertung über die Gruppe, Einführungsaufwand und Support in der eigenen Sprache.

Die 5 Systeme im Detail

1. FoodNotify: Warenwirtschaft für Ketten und Hotelgruppen mit einem Artikelstamm

FoodNotify ist der Artikelstamm mit Lieferantenkatalogen, Preisen, Belegen und Kassendaten, auf dem Einkauf, Inventur und Soll-Ist-Wareneinsatz je Standort laufen. In Hotels sind Restaurant, Bar, Bankett und Frühstück eigene Kostenstellen mit eigenem Lager; Warenbewegungen zwischen Outlets werden als Umbuchung erfasst, auch zwischen Häusern, wenn die Gruppe zentral einkauft. Über 1.000 Lieferanten liefern ihre Daten an FoodNotify, 126 davon direkt per Schnittstelle mit Katalog, Preisen und Bestellbestätigungen. Fehlende Lieferanten werden angelegt; ihre Preise liest die Belegerkennung BEAM aus der Rechnung.

Die Inventur läuft per App mit Barcode und Teilmengen je Lager. Bei a&o Hostels, über 50 Häuser in Europa, dauert sie seitdem die Hälfte der Zeit. Ruby Hotels arbeitet an allen Standorten mit FoodNotify. Kassen wie Lightspeed, LINA und APRO laufen im Standard, andere werden über die offene API angebunden; die Kassenanbindung ist Teil der Pilot-Abnahme. Ein MCP-Server lässt KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT die Daten des Betriebs abfragen, zum Beispiel ein Rezept aus den vorhandenen Artikeln erstellen, kalkuliert mit Einkaufspreisen, Allergenen und Nährwerten.

Preis: Starter ab 174,90 Euro je Standort und Monat, Pro und Enterprise individuell, ohne Beschränkung der Nutzerzahl. Einführung: vier bis sechs Wochen bei fünf Häusern, ein Haus als Pilot zuerst. Support und Einführung aus dem eigenen Team in Wien auf Deutsch, Englisch und Französisch.

Wofür FoodNotify nicht passt: Kein Kassensystem, kein PMS, keine Buchhaltung, keine Personalplanung. Wer eine reine Einkaufs- und Rechnungsplattform ohne Rezepturen und Inventur sucht, findet bei FutureLog ein schmaleres Werkzeug. Für Gruppen mit Schwerpunkt außerhalb des deutschsprachigen Raums ist die Lieferantenabdeckung zu prüfen.

2. FutureLog: Beschaffung und Rechnungsprüfung für die Hotellerie

FutureLog kommt aus der Schweiz und konzentriert sich auf den Einkaufsprozess: Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsabgleich, dazu Lieferantenmanagement und Auswertungen des Einkaufsvolumens. Das System ist in der Hotellerie verbreitet und deckt neben F&B auch andere Warengruppen eines Hotels ab, etwa Housekeeping und Technik.

Passt, wenn der Einkauf über alle Abteilungen mit Freigabestufen gesteuert werden soll und Rezepturen sowie Wareneinsatz je Outlet zweitrangig sind. Grenzen: Der Soll-Ist-Wareneinsatz aus Rezepturen und Kassendaten ist nicht der Kern des Systems; wer die Küche steuern will, braucht ein zweites Werkzeug oder eine Kombination.

3. Apicbase: Rezepturen, Inventur und Varianzanalyse international

Apicbase aus Antwerpen bietet Rezeptverwaltung, Inventur, Bestellungen und eine Varianzanalyse zwischen theoretischem und tatsächlichem Wareneinsatz, dazu HACCP-Funktionen. Die Plattform ist international ausgerichtet und vor allem in Benelux präsent.

Passt, wenn die Gruppe Häuser in mehreren Ländern außerhalb des deutschsprachigen Raums betreibt und HACCP im selben System haben will. Grenzen: Kein deutschsprachiges Support-Team und wenig direkt angebundene Lieferanten im deutschsprachigen Raum; Preislisten müssen dort weitgehend selbst gepflegt werden. L'Osteria hat sich im Auswahlverfahren zwischen Apicbase und FoodNotify für FoodNotify entschieden, unter anderem wegen der Lieferantenanbindung.

4. MarketMan: Inventur und Bestellungen mit vielen Kassenanbindungen

MarketMan ist ein Cloud-System für Inventur, Bestellungen und Rechnungserfassung mit einer großen Zahl an Kassenanbindungen, vor allem für den US-Markt. Es ist vergleichsweise günstig und schnell eingerichtet.

Passt, wenn eine Gruppe vor allem Restaurants mit US-Kassensystemen betreibt und Inventur sowie Bestellungen digitalisieren will. Grenzen: Für Hotels mit mehreren Outlets, Bankett und Frühstück über den Zimmerpreis ist das Kostenstellenmodell schmal; die Lieferantenanbindung im deutschsprachigen Raum ist gering.

5. Oracle MICROS Simphony: Kasse mit Inventurmodul

Simphony ist das Kassensystem von Oracle für Hotellerie und Gastronomie mit einem Inventurmodul. Der Vorteil liegt in der Integration: Kasse, Inventur und oft auch das PMS kommen aus einer Hand.

Passt, wenn die Gruppe ohnehin auf Oracle setzt und den Bestand nahe an der Kasse führen will. Grenzen: Lieferantenkataloge, Rezeptkalkulation über die Gruppe und Belegerkennung sind nicht der Schwerpunkt; wer die Kasse wechseln will oder Häuser mit unterschiedlichen Kassen hat, verliert den Integrationsvorteil.

Vergleichstabelle

Die Einordnung beruht auf öffentlich zugänglichen Angaben der Anbieter und unseren Erfahrungen aus Auswahlverfahren. Wer eine Angabe für falsch hält, kann uns schreiben; wir korrigieren.

So läuft die Einführung in einer Hotelgruppe

Bei fünf Häusern rechnen wir mit vier bis sechs Wochen. Zuerst werden Ziele, Häuser, Outlets, Lieferanten und Kassen aufgenommen. Dann spielt FoodNotify die Kataloge der Lieferanten ein und gleicht sie ab; Lieferanten ohne Katalog werden gemeinsam angelegt. Küche, Bar, Einkauf und Zentrale bekommen getrennte Trainings. Ein Haus läuft als Pilot; erst wenn die Kassendaten je Outlet stimmen, gilt der Pilot als abgenommen. Die weiteren Häuser folgen mit denselben Vorlagen, Rechten und Kostenstellen. Mehr dazu auf der Seite Warenwirtschaft für Hotelgruppen.

FAQ zu F&B-Software für Hotelketten

Können Restaurant, Bar, Bankett und Frühstück getrennt ausgewertet werden?

In FoodNotify ja: Jedes Outlet ist eine Kostenstelle mit eigenem Lager. Bestellungen, Warenannahme, Inventur und Wareneinsatz laufen je Outlet, die Auswertung je Haus und über die Gruppe. Bei anderen Systemen ist zu prüfen, ob Umbuchungen zwischen Outlets sauber erfasst werden.

Braucht eine Hotelgruppe eine Schnittstelle zum PMS?

Für die Warenwirtschaft nicht zwingend. Entscheidend sind die Kassendaten je Outlet, weil daraus der theoretische Wareneinsatz entsteht. Frühstück über den Zimmerpreis wird über Gästezahlen aus dem PMS oder der Kasse bewertet.

Was kostet F&B-Software für Hotels?

FoodNotify beginnt bei 174,90 Euro je Standort und Monat ohne Beschränkung der Nutzerzahl; Pro und Enterprise sind individuell. Die anderen Systeme im Vergleich nennen Preise auf Anfrage.

Wie lange dauert die Einführung?

Bei FoodNotify vier bis sechs Wochen bei fünf Häusern, mit einem Haus als Pilot und Kassenabnahme vor dem Rollout.

Welches System passt für eine Gruppe außerhalb des deutschsprachigen Raums?

Für Benelux und internationale Gruppen ist Apicbase eine Option, für US-lastige Gruppen MarketMan, für reine Oracle-Landschaften Simphony. Für Häuser im deutschsprachigen Raum und in Europa mit Schwerpunkt auf Lieferantendaten und Soll-Ist je Outlet FoodNotify.