Warenwirtschaft für Hotelgruppen
Einkauf, Inventur und Wareneinsatz je Outlet, Auswertung über alle Häuser
Restaurant, Bar, Bankett und Frühstück sind eigene Kostenstellen. Jedes Haus bestellt, zählt und bucht mit demselben Artikelstamm, die Zentrale sieht alle Häuser in denselben Zahlen. Ruby Hotels und a&o Hostels arbeiten so an allen Standorten.
Demo buchenWarum Hotels mit Restaurant-Software nicht weit kommen
Ein Hotel ist kein Restaurant mit Zimmern. Es hat mehrere Outlets mit eigenem Lager, eigener Karte und eigenem Wareneinsatz, dazu Bankett mit schwankenden Mengen und Frühstück, das über den Zimmerpreis abgerechnet wird. Software für ein einzelnes Restaurant kennt ein Lager und eine Kasse. Sobald Ware vom Restaurant an die Bar wandert oder das Bankett aus dem Restaurantlager bedient wird, stimmt der Wareneinsatz je Outlet nicht mehr, und die Gruppe vergleicht Häuser, die unterschiedlich zählen.
Outlets als Kostenstellen
Restaurant, Bar, Bankett, Frühstück, Roomservice: jedes Outlet hat sein Lager, seine Bestelllisten und seinen Soll-Ist-Wareneinsatz. Die Zuordnung ist Teil der Einrichtung, nicht der Tagesarbeit.
Warenbewegungen zwischen Outlets
Umbuchungen zwischen Lagern statt Zettelwirtschaft. Ware, die vom Restaurant an die Bar geht, wird dort verbraucht und dort gezählt. Auch zwischen Häusern, wenn die Gruppe zentral einkauft.
Ein Artikelstamm für die Gruppe
Artikel mit GTIN oder Lieferantennummer gibt es einmal, nicht je Haus. Preise kommen aus den Lieferantenkatalogen. Deshalb sind die Zahlen der Häuser vergleichbar, und die Zentrale kann Rahmenverträge tatsächlich durchsetzen.
So sieht die Zentrale ein Haus
Jedes Outlet meldet seinen Wareneinsatz aus Warenannahme, Umbuchungen und Inventur. Der theoretische Wareneinsatz kommt aus Rezepturen und Kassendaten. Die Differenz je Outlet zeigt, wo Schwund, falsche Portionen oder ungebuchte Bewegungen sitzen, bevor der Monatsabschluss es zeigt.
Die Inventur läuft per App auf Smartphone oder Tablet mit Barcode und Teilmengen, je Lager, mit selektiven Zwischeninventuren für teure Warengruppen. Bei a&o Hostels dauert die Inventur seitdem die Hälfte der Zeit.
Der Einkauf bestellt aus Smart Lists je Lager; der Forecast schlägt Mengen vor, die Bestellung geht direkt an den Lieferanten, die Rechnung wird per BEAM gegen Bestellung und Katalogpreis geprüft.
Hotel Beispielstadt, Soll-Ist je Outlet
Beispieldaten, August, in % vom Umsatz
| Outlet | Soll | Ist | Differenz |
|---|---|---|---|
| Restaurant | 29,4 | 30,1 | +0,7 |
| Bar | 21,0 | 26,8 | +5,8 |
| Bankett | 27,5 | 28,3 | +0,8 |
| Frühstück | 4,10 € / Gast | 4,35 € / Gast | +0,25 |
Die Bar liegt 5,8 Punkte über Soll: offene Flaschen ohne Umbuchung aus dem Bankett. Die Zentrale sieht es am Monatsersten, nicht im Quartalsbericht.
Hotelgruppen, die so arbeiten
Alle Standorte der Gruppe auf FoodNotify. Einkauf und Inventur je Haus, die Zentrale sieht alle Häuser in denselben Zahlen.
Über 50 Häuser in Europa, über 100 Lieferanten im System. Die Inventur dauert die Hälfte der Zeit. Zur Erfolgsgeschichte
Familiengeführtes Resort mit Küche auf Haubenniveau; Beschaffung, Rezepte und Kalkulation bis zur Bestellung bei regionalen Landwirten. Zum Kundenbericht
„Ein Kollege hat mir erzählt, dass jemand nach der Inventur meinte: ‚Das macht Spaß.‘ Ehrlich gesagt hatte ich erwartet, dass jemand sagt: ‚Läuft jetzt gut.‘ Aber Spaß? Das war selbst für mich neu.“
Janine Berger, Projektmanagerin bei a&o Hostels
Einführung in vier bis sechs Wochen
Bei fünf Häusern. Die Gruppe stellt eine Ansprechperson und ihre Lieferantenliste, den Rest übernimmt FoodNotify. Die Phasen stehen so in jedem Angebot.
Kick-off
Ziele, Häuser, Outlets, Lieferanten und Kassen werden aufgenommen; eine feste Ansprechperson bei FoodNotify führt durch die Einführung.
Artikelstamm durch FoodNotify
Kataloge der Lieferanten werden eingespielt und abgeglichen; Lieferanten ohne Katalog werden gemeinsam angelegt.
Trainings je Rolle
Küche, Bar, Einkauf und Zentrale getrennt, online oder vor Ort.
Pilot mit Kassenabnahme
Ein Haus läuft zuerst. Erst wenn die Kassendaten je Outlet stimmen, gilt der Pilot als abgenommen.
Rollout
Die weiteren Häuser mit denselben Vorlagen, Rechten und Kostenstellen.
Häufige Fragen aus Hotelgruppen
Können Restaurant, Bar, Bankett und Frühstück getrennt ausgewertet werden?
Ja. Jedes Outlet ist eine eigene Kostenstelle mit eigenem Lager. Bestellungen, Warenannahme, Inventur und Wareneinsatz laufen je Outlet, die Auswertung je Haus und über die Gruppe.
Wie werden Warenbewegungen zwischen Outlets erfasst?
Als Umbuchung zwischen Lagern. Die Ware verlässt das eine Lager und kommt im anderen an, der Wareneinsatz bleibt dem Outlet zugeordnet, das sie verbraucht.
Welche Kassen sind angebunden?
Lightspeed, LINA, APRO und weitere laufen im Standard. Andere Kassen werden über die offene API angebunden; Machbarkeit und Aufwand klären wir vor Vertragsabschluss, die Kassenanbindung ist Teil der Pilot-Abnahme.
Sind unsere Lieferanten im System?
Über 1.000 Lieferanten liefern ihre Daten an FoodNotify, 126 davon direkt per Schnittstelle. Fehlende Lieferanten werden gemeinsam angelegt; ihre Preise liest BEAM aus der Rechnung.
Wie lange dauert die Einführung in einer Hotelgruppe?
Vier bis sechs Wochen bei fünf Häusern. Ein Haus läuft als Pilot zuerst; erst wenn die Kassendaten stimmen, folgen die weiteren Häuser mit denselben Vorlagen und Rechten.
Was kostet FoodNotify für Hotels?
Starter ab 174,90 € je Standort und Monat; Pro und Enterprise individuell, ohne Beschränkung der Nutzerzahl. Sinnvoll ab einem Haus mit rund 1 Mio. € F&B-Umsatz im Jahr. Preise und Onboarding
Was FoodNotify nicht ist
Keine Kasse, kein PMS, keine Buchhaltung, keine Personalplanung. Für diese Systeme gibt es Schnittstellen; FoodNotify ersetzt sie nicht. Mehr dazu unter FoodNotify in Zahlen und auf der Startseite.
Demo buchenBeispieldaten in der Tabelle sind erfunden. Kundenangaben stammen aus den verlinkten Kundenberichten und Angaben der Kunden, Stand September 2026.