Kundenbericht
Ruby Hotels: eine Gruppe, viele Länder, ein Wareneinsatz
Ruby Hotels führt Häuser in europäischen Städten von Stockholm bis Italien und arbeitet an allen Standorten mit FoodNotify. Vorher gab es ein Bestelltool und keine Klarheit über den Wareneinsatz; heute steuert die Zentrale alle Häuser in denselben Zahlen.
Die Ausgangslage
Vor FoodNotify arbeitete Ruby Hotels mit einem reinen Bestelltool. Bestellen funktionierte, aber die Frage dahinter blieb offen: Wie hoch ist der Wareneinsatz je Outlet und je Haus, und stimmt er mit dem überein, was nach Rezeptur hätte verbraucht werden dürfen? Für eine Gruppe, die in mehreren Ländern wächst, ist das keine Detailfrage, sondern die Grundlage der Steuerung.
Dazu kommt die Ebene, die Hotels von Restaurantketten unterscheidet: Je Haus gibt es Restaurant, Bar und Frühstück mit eigenem Lager. Ware, die von der Bar ins Restaurant wandert, verfälscht den Wareneinsatz je Outlet, sobald sie nicht als Bewegung erfasst wird.
Was die Gruppe gesucht hat
Drei Dinge: die Häuser über Ländergrenzen hinweg zentral steuern, den Wareneinsatz je Outlet und je Haus im Blick haben und die Rezepturen in allen Häusern in derselben Qualität halten. Die Hürden dabei sind typisch für eine europäische Gruppe: unterschiedliche Mehrwertsteuersätze je Land, unterschiedliche Lieferanten je Markt und verschiedene Kassensysteme, die alle angebunden sein müssen.
FoodNotify bildet das in einem System ab: ein Artikelstamm für die Gruppe mit Lieferantenkatalogen je Land, Netto-Einkaufspreise unabhängig vom Steuersatz, die Anbindung des jeweiligen Kassensystems und zentrale Rezepte, mit denen jedes Haus arbeitet.
„Wir hatten ein Bestelltool, aber keine Antwort auf die Frage, wo unser Wareneinsatz steht. Heute sehen wir jedes Haus von Stockholm bis Italien in denselben Zahlen, mit den Rezepturen, den Lieferanten und der Kasse des jeweiligen Landes. Das war die Voraussetzung, um als Gruppe weiter zu wachsen.“
Boris Simm, damals COO der Ruby Hotels
Wie Ruby Hotels heute arbeitet
Jedes Outlet ist eine Kostenstelle mit eigenem Lager und eigenen Bestelllisten. Warenbewegungen zwischen Outlets werden als Umbuchung erfasst, die Inventur läuft je Lager per App. Aus Kassendaten und Rezepturen entsteht der theoretische Wareneinsatz je Outlet, aus Warenannahme, Umbuchungen und Inventur der tatsächliche.
Die Zentrale sieht damit alle Häuser in denselben Zahlen: Soll-Ist je Outlet, je Haus, je Land und über die Gruppe. Abweichungen fallen am Monatsersten auf, nicht im Quartalsbericht. Und weil die Gruppe weiter wächst, braucht sie einen Partner, der neue Länder, Lieferanten und Kassen mitträgt, statt für jeden Markt ein neues Werkzeug.
Warum das für Hotelgruppen zählt
Software für einzelne Restaurants kennt ein Lager, eine Kasse und einen Steuersatz. In einer Hotelgruppe gibt es alles mehrfach. Wie FoodNotify das abbildet, steht auf der Seite Warenwirtschaft für Hotelgruppen; einen Vergleich mit anderen Systemen gibt es im Beitrag F&B-Software für Hotelketten im Vergleich 2026.
Häufige Fragen
Womit hat Ruby Hotels vorher gearbeitet?
Mit einem reinen Bestelltool. Bestellen ging, aber es gab keine belastbare Aussage über den Wareneinsatz je Outlet und je Haus.
Wie sind die Outlets eines Hauses abgebildet?
Restaurant, Bar und Frühstück sind eigene Kostenstellen mit eigenem Lager. Bestellungen, Warenannahme, Inventur und Wareneinsatz laufen je Outlet, die Auswertung je Haus und über die Gruppe.
Wie geht FoodNotify mit unterschiedlichen Ländern um?
Ein Artikelstamm für die Gruppe, darunter Lieferantenkataloge je Land, Netto-Einkaufspreise unabhängig vom Mehrwertsteuersatz und die Anbindung des jeweiligen Kassensystems. Die Zentrale vergleicht alle Häuser in denselben Zahlen.
Wie wird die Qualität der Rezepturen gesichert?
Rezepte liegen zentral mit Grund-, Zwischen- und Gerichtsrezepten; die Häuser arbeiten mit den freigegebenen Fassungen. Aus Rezepturen und Kassendaten entsteht der theoretische Wareneinsatz, aus Warenannahme, Umbuchungen und Inventur der tatsächliche.
Wie viele Häuser arbeiten mit FoodNotify?
Alle Standorte der Gruppe.
Kundenangaben Stand September 2026. Alle Referenzen: Kundenübersicht.