Effizienz und Optimierung wünscht sich jeder für die Arbeitsabläufe im eigenen Betrieb. Durch die Digitalisierung kann dies heutzutage besonders leicht erreicht werden – sofern man auch weiß, wie man digitale Lösungen am besten einsetzt. Vor allem in unserer Branche merkt man seit einiger Zeit, dass die Verwendung von Gastro Tools immer mehr gefragt ist.

Ein großer Vorteil, der sich durch deren Nutzung ergibt, sind optimierte, vereinfachte und automatisierte Arbeitsprozesse. Wichtig dabei ist anzumerken, dass Gastro Tools als Unterstützung bei der Erledigung von zeitaufwendigen oder mühsamen Aufgaben dienen. Sie werden also nicht im Betrieb eingesetzt, um Mitarbeiter zu ersetzen. Dies habe ich bereits in einem früheren Utopia Gastronomica Artikel zum Thema Digitaler Mitarbeiter erklärt.

Der Nutzen von digitalen Lösungen liegt klar auf der Hand. Doch vielen stellt sich die Frage, welche Gastro Tools brauche ich überhaupt für meinen Betrieb. Hier möchte ich mit diesem Utopia Gastronomica Artikel anknüpfen. Dabei werde ich Ihnen zeigen, wie man am besten bei der Suche und Auswahl von digitalen Lösungen vorgeht. Auch finden Sie eine Übersicht über Gastro Tools, die Sie im eigenen Unternehmen einsetzen können.


Die optimale Vorgehensweise

Einige Male habe ich nun schon miterlebt, dass Prozesse im eigenen Betrieb digital abgebildet werden, ohne sich dabei im Vorfeld klare Gedanken darüber zu machen. Doch gerade bei der Implementierung von digitalen Tools ist eine gut durchdachte Strategie das A und O. Wichtig dabei ist, dass Sie klar definieren, was Sie mit dem Einsatz von digitalen Lösungen erreichen wollen. Stellen Sie sich auch die Frage, wie die Verwendung von Tools Sie bei Arbeitsabläufen genau unterstützen kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der keinesfalls beim Erarbeiten der Strategie vernachlässigt werden soll, ist das Team. Schließlich sind es die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die mit den Gastro Tools arbeiten werden. Machen Sie sich auch hier wieder Gedanken darüber, wie Ihr Personal von digitalen Lösungen profitieren kann. Ebenfalls sollten Sie überlegen, wie der Implementierungsprozess ablaufen wird. Sind Schulungen notwendig? Gibt es einen Hauptverantwortlichen in meinem Team, der den Ablauf koordiniert und als Ansprechperson bei möglichen Problemen oder Fragen herangezogen werden kann?

Wie bei jedem großen Projekt, ist es auch hier wichtig, sich zuerst gründlich damit auseinanderzusetzen, was man erreichen will und wie man dies schaffen kann. Ist dieser Schritt erledigt, kann zum nächsten übergegangen werden. In diesem Fall bedeutet das, sich zu informieren, welche Gastro Tools es auf dem Markt gibt und sich eine Übersicht zu verschaffen.

Digitale Landkarte

Bei der Suche und Auswahl von digitalen Lösungen empfehle ich anhand von verschiedenen Bereichen vorzugehen. Besonders hilfreich dafür ist die digitale, gastronomische Landkarte, die eine Übersicht über Gastro Tools liefert. Hier werden digitale Lösungen in die drei wesentlichen Bereiche eines jeden Gastronomiebetriebes eingeteilt: Gäste, Mitarbeiter und Produkte bzw. Waren.

Digitale Landkarte zu Gastro Tools
Digitale, gastronomische Landkarte von Beyond Gastronomy.

Im Mittelpunkt der Landkarte steht Ihr gastronomischer Betrieb, der sich aus zwei Kreisläufen zusammensetzt: einem externen und einem internen. Der äußere Kreislauf bezieht sich auf Ihre Gäste. Hier können Sie mithilfe der Customer Journey die wesentlichen Kontaktpunkte im Unternehmen identifizieren und anschließend nach digitalen Lösungen suchen, die dabei helfen, den Prozess zu optimieren. Im Inneren der Landkarte befinden sich Ihr Team und Ihre Waren bzw. Produkte. Auch hier lässt sich wieder ein Weg erkennen, den Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Ihre Produkte entlanggehen: die Staff Journey und die Product Journey.

Es wird Zeit, dass wir mit digitalen Tools die Daten in den Flow bringen. Dadurch werden sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im kompletten Kreislauf wohlfühlen. Auch werden die Waren durch sämtliche Phasen geleitet – von Einkauf bis Verkauf.

Jan Scheidsteger, CEO und Gründer von Beyond Gastronomy

Übersicht über Gastro Tools

Nun habe ich beschrieben, wie man am besten bei der Suche nach digitalen Lösungen für den eigenen Betrieb vorgeht. Doch es stellt sich immer noch die Frage, welche Gastro Tools es überhaupt gibt. Deshalb möchte ich Ihnen nun eine Übersicht über Gastro Tools geben, die Ihnen dabei helfen kann, die idealen Lösungen für Ihren Betrieb auszuwählen. Auch hier richte ich mich wieder nach der digitalen, gastronomischen Landkarte und zeige die unterschiedlichen Möglichkeiten, die Gastro Tools für Gäste, Mitarbeiter und Waren bieten können.

1. Gäste

Wer einen Gastro-Betrieb leitet, für den steht an erster Stelle die Zufriedenheit der Gäste. Dies bedeutet heutzutage allerdings nicht mehr nur einen freundlichen und schnellen Service sowie gutes Essen anzubieten. Vielmehr geht es auch darum, das Gästeerlebnis über das Restaurant hinaus zu erweitern.

Für viele Betriebe könnte das die Einrichtung eines Onlinereservierungssystems bedeuten, was sowohl auf unternehmerischer als auch auf kundenorientierter Seite Vorteile bringt. Gäste können so jederzeit einfach und unkompliziert einen Tisch online reservieren, während Sie und Ihr Team stets die Auslastung Ihres Betriebes im Blick haben. 

Doch es gibt auch noch andere Möglichkeiten, um Gästeerlebnis und -zufriedenheit zu steigern. Hierbei handelt es sich um marketingbezogene Lösungen. Vor allem seit der Corona-Krise hat man gesehen, wie wichtig es ist, in den Aufbau einer Online-Präsenz zu investieren. Auch wenn es sich nicht um ein konkretes Gastro Tool handelt, ist eine gut funktionierende Webseite, die laufend aktualisiert wird, von besonderer Relevanz. Ebenso kann Ihr Betrieb davon profitieren, wenn Sie Social-Media-Kanäle einrichten und diese mit Content bespielen. So sind Ihre Stammkunden aber auch potenzielle Neukunden immer up to date, wenn es Neuigkeiten über Ihren Betrieb gibt.

2. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Durch den richtigen Einsatz von digitalen Lösungen im Betrieb profitieren nicht nur Ihre Gäste, sondern auch Ihr Team. Denn eine effiziente Personalplanung kann schnell zu einer Herausforderung werden. Digitale Tools können Abhilfe schaffen und erleichtern diese Arbeit. Von Dienstplanung über Zeiterfassung bis Lohnabrechnung – alle möglichen Aufgabenbereiche, die im Personalmanagement anfallen, können mit Gastro Tools optimiert werden.

Zusätzlich dazu können Sie auch digitale Tools im Betrieb einsetzen, mit denen Sie mit Ihrem Team in Kontakt bleiben können. Digitale Kommunikationslösungen bieten normalerweise verschiedene Funktionen an, wie das Erstellen von Gruppen – z.B. eine separate Gruppe für alle Servicekräfte und eine andere für das Küchenpersonal– oder das Teilen von Dokumenten. Diese Tools helfen Ihnen auf jeden Fall dabei, mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und diese über wichtige Neuigkeiten zu informieren, auch ohne physische Präsenz in Echtzeit.

3. Produkte bzw. Waren

Ein weiterer Bereich, der bei der Übersicht zu Gastro Tools auf keinen Fall fehlen darf, ist die Warenwirtschaft. Dies ist auch eines meiner Lieblingsthemen, wenn es darum geht, digitale Lösungen zu implementieren. Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie man warenbezogene Vorgänge durch den Einsatz von Gastro Tools optimieren und vereinfachen kann. Am besten funktioniert es jedoch, wenn sämtliche Bereiche in einem System miteinander digital verknüpft sind – von Produktbestellung über Rezeptmanagement bis Lagermanagement und Inventur. Doch wie genau können Gastro Tools Sie nun dabei unterstützen?

Sehen wir uns das Schritt für Schritt an, angefangen beim Bestellprozess. So können Sie mithilfe eines digitalen Bestellsystems direkt und zentral bei allen für Sie wichtigen Händlern Ihre Produkte bestellen. Durch die Verbindung mit Ihrem Lagermanagement wissen Sie auch immer, wie viel Ware noch auf Lager ist und wo Bestellbedarf besteht. Sie haben all Ihre Produkte, die Sie für die Zubereitung von Speisen und der Erstellung von Rezepten benötigen? Dann können Sie diese dank des digital vernetzten Rezeptmanagements in Ihre Datenbank aufnehmen und LMIV-konform kennzeichnen.

Sie können aber auch Ihr Kassensystem mit der Warenwirtschaft verbinden und so noch mehr von digitalen Lösungen profitieren. Dies erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern spart auch viel Zeit und Arbeit. Der größte Vorteil besteht darin, dass alle Aufzeichnungen, Buchungen und Abrechnungen automatisch durchgeführt werden. Die Zettelwirtschaft wird somit zu einer Sache der Vergangenheit.

Aber genauso können Sie durch die Verwendung eines digitalen Kassensystems wertvolle Daten sammeln, die online gespeichert werden und jederzeit abrufbar sind. Dadurch sehen Sie beispielsweise auf einen Blick, welche Ihre beliebtesten Speisen und Getränke sind. Durch die Daten ist auch die Historie der Umsätze einsehbar, was Ihnen beim Vorausplanen von zukünftigen Zeiträumen hilft.


Investieren auch Sie in Gastro Tools
und profitieren Sie so von der Digitalisierung.

Egal ob Personalmanagement, Gästeerlebnis oder warenbezogene Vorgänge – alle Prozesse und Arbeitsabläufe dieser Bereiche können durch den Einsatz von digitalen Tools optimiert und vereinfacht werden. Bevor Sie jedoch Gastro Tools auswählen, empfiehlt es sich, dass Sie sich eine Übersicht verschaffen. An erster Stelle sollten Sie sich deshalb eine Strategie überlegen und planen, was Sie konkret benötigen und was Sie durch digitale Lösungen erreichen wollen. Erst dann können Sie sich damit auseinandersetzen, welche Gastro Tools Sie verwenden wollen. Auch bei der Suche und Wahl von geeigneten digitalen Lösungen sollten Sie genügend Zeit investieren, damit Sie am Ende davon profitieren.

Besonders empfehlenswert, um die Tools auszuwählen, die für den eigenen Betrieb infrage kommen, finde ich den Ansatz der digitalen, gastronomischen Landkarte. Durch die Einteilung in die drei wesentlichen Bereiche eines jeden Gastro-Betriebes können Sie die wichtigen Kontaktpunkte Ihres Unternehmens identifizieren und nach digitalen Lösungen suchen, mit denen die Arbeitsprozesse vereinfacht werden.

Und, in welchem Bereich möchten Sie Gastro Tools implementieren oder verwenden Sie bereits digitale Lösungen?

Herzlichst,
Ihr Thomas Primus

Thomas Primus

Thomas Primus

CEO & Co-Founder von FoodNotify

Der studierte Betriebswirt Thomas Primus mit großer Leidenschaft für Lebensmittel, IT und Gamification kehrte 2013 der Finanzindustrie den Rücken. 2014 gründete er mit 3 Partnern sein eigenes Unternehmen, FoodNotify. Das IT-Unternehmen entwickelt
eine unabhängige, digitale Warenwirtschafts- und Bestellplattform für die Gastronomie, Hotellerie und für Cateringbetriebe und gilt als Pionier bei der Digitalisierung der Lebensmittelbranche und von Lebensmitteldaten.