Egal ob für Restaurant oder Hotel: Eine regelmäßige Inventur in der Gastronomie trägt zum Erfolg Ihres Betriebes bei. Wir zeigen, was Sie beachten müssen.
Die Inventur ist ein unverzichtbarer Bestandteil in der Gastronomie. Wenn Sie diese sorgfältig und genau durchführen, behalten Sie den Überblick über Ihren Warenbestand, erkennen Engpässe rechtzeitig und reduzieren Lebensmittelverschwendung.
Doch bereits ein einziger Fehler kann sich auf die Kosten und die Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken. Wir zeigen Ihnen deshalb in diesem Artikel, was Sie bei einer Bestandsaufnahme in der Gastronomie beachten müssen und welche Vorteile die Inventur im Hotel oder im Restaurant bietet.
Bei der Inventur in der Gastronomie werden zu einem festgelegten Stichtag alle vorhandenen Bestände an Lebensmitteln, Getränken und anderen Waren erfasst. Das Ergebnis ist ein Bestandsverzeichnis, das eine ausführliche Liste mit sämtlichen Vermögensteilen und Schulden nach Art, Menge und Wert enthält.
Auch wenn die Durchführung einer Bestandsaufnahme ein hilfreiches Mittel für den Unternehmenserfolg darstellt, besteht nicht für jeden Gastronomiebetrieb eine Pflicht dazu. Grundsätzlich trifft dies nur auf bilanzierende Unternehmen zu. Je nach Land, z.B. Deutschland und Österreich, gelten unterschiedliche Regelungen, ab wann Unternehmen bilanzierungspflichtig sind.
Es gibt drei verschiedene Methoden, wie Sie die Inventur im Restaurant oder im Hotel durchführen können. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, kann es sein, dass Sie alle Inventurverfahren benötigen.
Neben den erwähnten Inventurverfahren gibt es außerdem drei Arten von Inventuren, die sich vor allem darin unterscheiden, wann die Aufnahme vom Warenbestand durchgeführt wird.
Egal für welche Methode und welche Art der Inventur Sie sich entscheiden: Eine gründliche Planung ist das A und O. Wir zeigen Ihnen eine Anleitung, nach der Sie die Warenbestandsaufnahme in Ihrem Restaurant oder Hotel durchführen können.
Zunächst ist es wichtig, dass Sie einen Termin festlegen. Je nach Inventurart, kann es sich hier um einen Termin handeln, der einmal pro Geschäftsjahr oder an mehreren Tagen über das Jahr verteilt stattfindet.
Für eine gründliche Planung sollten Sie auch einen Zeitplan erstellen. Darin halten Sie fest, wie viel Zeit die Inventur in Anspruch nehmen wird und ob Ihr Betrieb währenddessen geschlossen werden muss.
Ebenfalls ist es hilfreich, wenn Sie folgende Punkte in Ihre Vorbereitung miteinbeziehen:
Nachdem Sie die ersten Vorbereitungen getroffen haben, überlegen Sie sich, welche und wie viele Mitarbeiter:innen Ihrer Gastronomie für den Inventurprozess benötigt werden. Diese Informationen können Sie auch in Ihrem Zeitplan festhalten.
Eine mögliche Herangehensweise ist es, Teams bestehend aus zwei Personen zu bilden und diese nach Bereichen aufzuteilen (Lager, Küche und Gastraum). Es empfiehlt sich außerdem, eine:n weitere:n Mitarbeiter:in einzuteilen, die bzw. der die Inventur leitet und kontrolliert.
Nun ist es so weit: Der Inventurtag steht an und die Inventur kann zum festgelegten Termin mit dem eingeteilten Personal stattfinden. Um sicherzustellen, dass die Bestandsaufnahme reibungslos verläuft, sollten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen auf folgende Punkte achten:
Nachdem Sie das gesamte Inventar aufgenommen und in der Inventurliste dokumentiert haben, erfolgt die Inventurbewertung anhand der aktuellen Nettoeinkaufspreise. Wenn Sie den gleichen Artikel zu einem unterschiedlichen Preis eingekauft haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder bilden Sie aus den beiden Preisen einen Mittelwert oder legen den Artikel in der Inventurliste zweimal an mit dem entsprechenden Einkaufspreis.
Eine Inventur ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie die gewonnenen Ergebnisse aus dem Inventar für die Zukunft nutzen. Analysieren Sie die Zahlen aus der Inventurliste, identifizieren Sie mögliche Ursachen für Abweichungen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen über die Erkenntnisse. Im Anschluss können Sie gemeinsam im Team entsprechende Maßnahmen erarbeiten, um zukünftige Probleme zu verhindern.
Wenn Sie die vorher angeführten Schritte verfolgen, steht Ihrer erfolgreichen Inventur nichts im Weg. Doch, welche Vorteile bringt nun eine regelmäßige Bestandsaufnahme in der Gastronomie? Wir zeigen Ihnen, wie die Inventur zum Erfolg Ihres Betriebs beiträgt.
Durch eine regelmäßige Inventur schaffen Sie primär einen Überblick über den Echtzeit-Lagerbestand und Warenverbrauch in Ihrem Betrieb. So erkennen Sie, ob und an welchen Stellen es Unstimmigkeiten in der Lagerhaltung gibt, und können Kosten senken.
Bei Abweichungen des Soll- und Ist-Bestandes sollten Sie sich deshalb die Prozesse in Ihrer Gastronomie genauer ansehen und sich u.a. fragen: Stimmen die gelieferten Waren mit den bestellten Mengen überein? Könnte es zu Diebstählen gekommen sein? Wurde bei der Zubereitung der Speisen nicht genau nach den Angaben im Rezept gearbeitet?
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie anhand der Echtzeit-Lagerbestände immer wissen, wie viel Sie von welchen Waren im Lager haben. Dadurch können Sie Ihren Einkauf besser planen, indem Sie nur das bestellen, was Sie wirklich benötigen, und gleichzeitig mögliche Verschwendungen vorbeugen.
Obwohl keine Inventurpflicht in der Gastronomie für jeden Betrieb besteht, ist die regelmäßige Warenbestandsaufnahme ein wertvolles Mittel, um den Überblick über das Lager zu behalten, Kosten zu kontrollieren und Verschwendungen zu minimieren. Eine gründliche und genaue Planung vorab sowie eine richtige Umsetzung und Prüfung der Inventur kann einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, die Rentabilität und Effizienz Ihrer Gastronomie zu steigern.
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