Gastro Know-how

Wie Sie sich auf eine optimale Inventur in der Gastronomie vorbereiten

Egal ob für Restaurant oder Hotel: Eine regelmäßige Inventur in der Gastronomie trägt zum Erfolg Ihres Betriebes bei. Wir zeigen, was Sie beachten müssen.

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Die Inventur ist ein unverzichtbarer Bestandteil in der Gastronomie. Wenn Sie diese sorgfältig und genau durchführen, behalten Sie den Überblick über Ihren Warenbestand, erkennen Engpässe rechtzeitig und reduzieren Lebensmittelverschwendung.

Doch bereits ein einziger Fehler kann sich auf die Kosten und die Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken. Wir zeigen Ihnen deshalb in diesem Artikel, was Sie bei einer Bestandsaufnahme in der Gastronomie beachten müssen und welche Vorteile die Inventur im Hotel oder im Restaurant bietet.


Inventur in der Gastronomie: Die Basics

Bei der Inventur in der Gastronomie werden zu einem festgelegten Stichtag alle vorhandenen Bestände an Lebensmitteln, Getränken und anderen Waren erfasst. Das Ergebnis ist ein Bestandsverzeichnis, das eine ausführliche Liste mit sämtlichen Vermögensteilen und Schulden nach Art, Menge und Wert enthält.

Auch wenn die Durchführung einer Bestandsaufnahme ein hilfreiches Mittel für den Unternehmenserfolg darstellt, besteht nicht für jeden Gastronomiebetrieb eine Pflicht dazu. Grundsätzlich trifft dies nur auf bilanzierende Unternehmen zu. Je nach Land, z.B. Deutschland und Österreich, gelten unterschiedliche Regelungen, ab wann Unternehmen bilanzierungspflichtig sind.

Inventurverfahren

Es gibt drei verschiedene Methoden, wie Sie die Inventur im Restaurant oder im Hotel durchführen können. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, kann es sein, dass Sie alle Inventurverfahren benötigen.

Buchinventur

Dieses Verfahren dient dazu, alle immateriellen Vermögensgegenstände und Schulden in Ihrer Gastronomie aufzunehmen, wie Vermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten oder Patente und Lizenzen. Um eine Buchinventur durchzuführen, greifen Sie auf finanzielle Informationen und Daten aus der Buchhaltung zurück (Belege, Kontoauszüge usw.).

Anlageninventur

Bei der Anlageninventur nehmen Sie alle beweglichen materiellen Vermögenswerte auf. Dazu zählen zum Beispiel Gegenstände aus der Geschäftsausstattung (Herd, Fritteuse usw.) oder der Fuhrpark beim Catering-Service.

Körperliche Inventur

Hier findet eine Bestandsaufnahme aller materiellen Vermögensgegenstände des Restaurants oder Hotels durch Wiegen, Messen oder Zählen statt. Die Ergebnisse werden anschließend mit den Daten aus der Lagerbuchhaltung verglichen.

 

Inventurarten

Neben den erwähnten Inventurverfahren gibt es außerdem drei Arten von Inventuren, die sich vor allem darin unterscheiden, wann die Aufnahme vom Warenbestand durchgeführt wird.

Stichtagsinventur

Bei der bekanntesten Inventurart wird eine komplette Warenbestandsaufnahme an einem bestimmten Stichtag durchgeführt. Meistens findet diese zum Jahresabschluss statt. Auch wenn diese Art der Inventur an einem Termin abgeschlossen ist, benötigen Sie meistens zusätzliches Personal.

Stichprobeninventur

Bei dieser Inventur wird der Bestand durch Stichproben ermittelt. Vor Beginn muss eine Genehmigung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Für die Durchführung werden bestimmte Kriterien für die Stichproben ausgewählt. Anschließend wird der Gesamtbestand durch statistische Verfahren hochgerechnet.

Diese Art findet ausschließlich in Großbetrieben oder Gastronomie- und Hotelketten eine Anwendung, da bei diesen Unternehmen eine Zählung aller Bestände nicht möglich wäre. 

Permanente Inventur

Hier wird der Bestand laufend über das ganze Geschäftsjahr hinweg erfasst. So können Sie zum Beispiel in Ihrem Restaurant oder Hotel die Inventur monatlich oder einmal im Quartal durchführen.

Beachten Sie, dass Sie hierfür ein Lagerbuch führen (z.B. mit einer Software für Warenwirtschaft) und alle Zu- und Abgänge transparent und nachprüfbar dokumentieren müssen. Unkontrollierbare Vermögensgegenstände, wie verderbliche oder zerbrechliche Waren, dürfen bei der permanenten Inventur nicht erfasst werden.

 

Download: Checkliste mit Tipps, um den Wareneinsatz in der Gastro zu senken

Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche Inventur in der Gastronomie

Egal für welche Methode und welche Art der Inventur Sie sich entscheiden: Eine gründliche Planung ist das A und O. Wir zeigen Ihnen eine Anleitung, nach der Sie die Warenbestandsaufnahme in Ihrem Restaurant oder Hotel durchführen können.

1. Vorbereitungen treffen

Zunächst ist es wichtig, dass Sie einen Termin festlegen. Je nach Inventurart, kann es sich hier um einen Termin handeln, der einmal pro Geschäftsjahr oder an mehreren Tagen über das Jahr verteilt stattfindet.

Für eine gründliche Planung sollten Sie auch einen Zeitplan erstellen. Darin halten Sie fest, wie viel Zeit die Inventur in Anspruch nehmen wird und ob Ihr Betrieb währenddessen geschlossen werden muss.

Ebenfalls ist es hilfreich, wenn Sie folgende Punkte in Ihre Vorbereitung miteinbeziehen:

  • Wählen Sie die für Ihren Betrieb passende Inventurmethode oder eine Kombination.

  • Machen Sie sich Gedanken darüber, mit welchem Hilfsmittel, Sie die Inventur durchführen wollen: Stift und Papier, Tabellenkalkulationsprogramm oder Warenwirtschaftssystem.

  • Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Materialien vorhanden sind. Diese unterscheiden sich, je nachdem, welches Hilfsmittel Sie wählen (z.B. ausgedruckte Inventurlisten und Taschenrechner, Tablet oder Laptop usw.).

  • Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Lager, indem Sie ähnliche Produkte gruppieren, verdorbene Waren an einem separaten Ort aufbewahren oder überprüfen, ob alle Waren korrekt beschriftet sind.

 


2. Mitarbeiter:innen einteilen

Nachdem Sie die ersten Vorbereitungen getroffen haben, überlegen Sie sich, welche und wie viele Mitarbeiter:innen Ihrer Gastronomie für den Inventurprozess benötigt werden. Diese Informationen können Sie auch in Ihrem Zeitplan festhalten.

Eine mögliche Herangehensweise ist es, Teams bestehend aus zwei Personen zu bilden und diese nach Bereichen aufzuteilen (Lager, Küche und Gastraum). Es empfiehlt sich außerdem, eine:n weitere:n Mitarbeiter:in einzuteilen, die bzw. der die Inventur leitet und kontrolliert.

Personal in Gastronomiebetrieb arbeitet zusammen

3. Inventur durchführen

Nun ist es so weit: Der Inventurtag steht an und die Inventur kann zum festgelegten Termin mit dem eingeteilten Personal stattfinden. Um sicherzustellen, dass die Bestandsaufnahme reibungslos verläuft, sollten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen auf folgende Punkte achten:

  • Wer die Inventur durchführt, darf den Soll-Bestand nicht kennen, da sonst das Ergebnis verfälscht werden könnte.

  • Idealerweise besteht ein Inventur-Team aus einer Person, die zählt, und aus einer, die dokumentiert.

  • Legen Sie eine Zählweise fest, so dass Artikel nicht doppelt aufgenommen oder vergessen werden, und teilen Sie diese dem zuständigen Personal mit.

  • Beim Messen oder Wiegen der Waren werden die Werte auf- bzw. abgerundet. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter:innen die gleichen Regeln dafür verwenden.

  • Während der Bestandsaufnahme ist es ratsam, dass die für die Kontrolle zuständige Person die Listen der Teams stichprobenartig überprüft.

  • Im Inventurprotokoll muss genau festgehalten werden, wer die Inventur durchgeführt hat, an welchem Tag diese stattgefunden hat und ob es Besonderheiten gegeben hat (z.B. verdorbene Waren).

  • Bereiten Sie für die verschiedenen Bereiche in Ihrem Betrieb (Lager, Küche und Gastraum/Bar) separate Inventurlisten vor und benennen Sie diese eindeutig (z.B. Inventur Getränke).

  • Wenn am Ende der Inventur eine Differenz zwischen dem Ist- und Soll-Bestand auftritt, muss diese in die Gewinn- und Verlustrechnung übernommen werden.

 


4. Bestand bewerten

Nachdem Sie das gesamte Inventar aufgenommen und in der Inventurliste dokumentiert haben, erfolgt die Inventurbewertung anhand der aktuellen Nettoeinkaufspreise. Wenn Sie den gleichen Artikel zu einem unterschiedlichen Preis eingekauft haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder bilden Sie aus den beiden Preisen einen Mittelwert oder legen den Artikel in der Inventurliste zweimal an mit dem entsprechenden Einkaufspreis.

5. Ergebnisse nutzen

Eine Inventur ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie die gewonnenen Ergebnisse aus dem Inventar für die Zukunft nutzen. Analysieren Sie die Zahlen aus der Inventurliste, identifizieren Sie mögliche Ursachen für Abweichungen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen über die Erkenntnisse. Im Anschluss können Sie gemeinsam im Team entsprechende Maßnahmen erarbeiten, um zukünftige Probleme zu verhindern.

Warum Sie eine regelmäßige Bestandsaufnahme machen sollten

Wenn Sie die vorher angeführten Schritte verfolgen, steht Ihrer erfolgreichen Inventur nichts im Weg. Doch, welche Vorteile bringt nun eine regelmäßige Bestandsaufnahme in der Gastronomie? Wir zeigen Ihnen, wie die Inventur zum Erfolg Ihres Betriebs beiträgt.

Durch eine regelmäßige Inventur schaffen Sie primär einen Überblick über den Echtzeit-Lagerbestand und Warenverbrauch in Ihrem Betrieb. So erkennen Sie, ob und an welchen Stellen es Unstimmigkeiten in der Lagerhaltung gibt, und können Kosten senken.

Bei Abweichungen des Soll- und Ist-Bestandes sollten Sie sich deshalb die Prozesse in Ihrer Gastronomie genauer ansehen und sich u.a. fragen: Stimmen die gelieferten Waren mit den bestellten Mengen überein? Könnte es zu Diebstählen gekommen sein? Wurde bei der Zubereitung der Speisen nicht genau nach den Angaben im Rezept gearbeitet?

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie anhand der Echtzeit-Lagerbestände immer wissen, wie viel Sie von welchen Waren im Lager haben. Dadurch können Sie Ihren Einkauf besser planen, indem Sie nur das bestellen, was Sie wirklich benötigen, und gleichzeitig mögliche Verschwendungen vorbeugen.

→ So gelingt die Inventur mit FoodNotify

Bereit für Ihre nächste Inventur in der Gastronomie?

Obwohl keine Inventurpflicht in der Gastronomie für jeden Betrieb besteht, ist die regelmäßige Warenbestandsaufnahme ein wertvolles Mittel, um den Überblick über das Lager zu behalten, Kosten zu kontrollieren und Verschwendungen zu minimieren. Eine gründliche und genaue Planung vorab sowie eine richtige Umsetzung und Prüfung der Inventur kann einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, die Rentabilität und Effizienz Ihrer Gastronomie zu steigern.

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