8 effektive Wege, um die Kosten in Ihrer Gastronomie zu senken

Steigende Energiepreise, Personalknappheit, sinkende Umsätze – die wirtschaftliche Lage in der Gastronomie bleibt weiterhin angespannt. Laut einer DeHoga Umfrage befürchten sogar 34 % der Betriebe, in diesem Jahr in die Verlustzone zu geraten. In der Gastronomie heißt es jetzt also: Kosten senken, ohne dabei die Qualität oder den Service zu vernachlässigen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen acht effektive Strategien vor, mit denen Sie die Ausgaben in Ihrem Gastronomiebetrieb optimieren können: 

1. Wareneinsatz gezielt kontrollieren

Ein zu hoher Wareneinsatz zählt zu den größten Kostenfaktoren in der Gastronomie. Trotzdem verlassen sich immer noch viele Gastronom:innen weiterhin auf ihr Bauchgefühl statt auf aktuelle Daten. Und das, obwohl digitale Tools heutzutage eine unkomplizierte Echtzeit-Analyse des Wareneinsatzes ermöglichen und dabei Einsparungspotenziale aufdecken.

Beschaffung

Die Lebensmittelpreise haben einen direkten Einfluss auf den Wareneinsatz und bieten ein enormes Sparpotenzial. Regionale und saisonale Produkte sind oft nicht nur nachhaltiger, sondern auch kostengünstiger. Durch kürzere Lieferwege überzeugen sie außerdem mit besserer Qualität und Frische.

Mit einer F&B-Management-Plattform können Sie Produkte von all Ihren regionalen Lieferant:innen und Großhändler:innen zentral bestellen. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Bestellungen und gewinnen gleichzeitig mehr Kontrolle über Ihre Kosten.

Denken Sie außerdem daran, Preise regelmäßig zu vergleichen, Rabatte auszuhandeln und Ihr Sortiment zu überprüfen. Eine durchdachte Beschaffung ermöglicht Ihnen nicht nur Einsparungen, sondern auch eine bessere Qualität Ihrer Gerichte.

Inventur und Lagerhaltung

Wenn Sie die Kosten in Ihrer Gastronomie langfristig senken möchten, sind regelmäßige Inventuren besonders wichtig. So können Sie Engpässe und Überbestellungen verhindern und gewinnen mehr Transparenz über Ihren Lagerbestand.

Eine Inventur muss nicht manuell und zeitaufwendig sein. Digitale Tools ermöglichen heute deutlich schnellere und präzisere Abläufe. So können Sie GN-Behälter oder Flaschen beispielsweise exakt zählen und im System dokumentieren, ohne dass ein manueller Aufwand entsteht. Dadurch vermeiden Sie Verluste durch abgelaufene Produkte oder Fehlbuchungen.

Portionsgrößen und Vorportionierung

Was nicht gegessen wird, kostet Geld. Kommen die Teller Ihrer Gäste oft mit Resten zurück in die Küche? Dann wird es Zeit, die Portionsgrößen in Ihrem Betrieb regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um den Wareneinsatz besser kalkulieren zu können.

Am besten portionieren Sie die Zutaten Ihrer Gerichte, bevor Sie mit dem Kochen beginnen. Damit reduzieren Sie nicht nur die Schwankungen in Ihrer Küche, sondern sichern auch eine gleichbleibende Qualität und sparen Zubereitungszeit, was besonders in Stoßzeiten hilfreich ist. 

Speisekarte

Auch Ihre Speisekarte hat einen direkten Einfluss auf den Wareneinsatz. Teure Zutaten und aufwendige Zubereitungen können die Kosten in Ihrem Betrieb schnell in die Höhe treiben. Achten Sie deshalb auf eine ausgewogene Kalkulation.

Ein Gericht mit hochwertigen Zutaten, das nur selten bestellt wird, bindet unnötig Kapital und Lagerplatz. Ein gezieltes Redesign Ihrer Speisekarte kann dabei helfen, margenstarke Gerichte hervorzuheben und weniger rentable Angebote zu reduzieren. So verbessern Sie die Wirtschaftlichkeit Ihres Betriebs und bieten Ihren Gästen gleichzeitig eine übersichtlichere Auswahl.

2. Energie effizient nutzen

In vielen Gastronomiebetrieben machen auch die Energiekosten einen erheblichen Teil der Fixkosten aus. Laut Studien sind bis zu 80 % davon auf ineffiziente Prozesse in Küche und Lager zurückzuführen. Hier steckt also ein enormes Sparpotenzial, das sich durch technische Maßnahmen und ein verändertes Verhalten des Teams nutzen lässt.

Energieeffizienz steigern 

In der Regel zahlt sich der Austausch veralteter Geräte bereits mittelfristig aus. Zum Beispiel braucht eine Spülmaschine der Klasse A+++ bis zu 60 % weniger Strom als ein Modell der Klasse A. Auch LED-Leuchten, moderne Umluftsysteme sowie intelligente Steuerungen für Heizung und Kühlung senken den Verbrauch deutlich.

Team aktiv einbinden

Technik allein spart noch keine Energie. Deshalb sollten Sie Ihr Team regelmäßig im bewussten Umgang mit Energiequellen schulen. Kühlgeräte sollten nicht unnötig geöffnet werden, heiße Speisen müssen vor dem Einlagern im Kühlschrank abkühlen und Geräte sollten bei Nichtgebrauch vollständig ausgeschaltet werden.

Visuelle Erinnerungen wie Aufkleber an Lichtschaltern oder kurze Hinweise in Rezepten („Deckel verwenden”) helfen Ihrem Team dabei, diese Routinen im Alltag zu verankern.

3. Speisekarte strategisch gestalten

Die Speisekarte ist die Visitenkarte Ihres Betriebs und hat einen direkten Einfluss auf Ihre Gewinnspanne. Wer hier gezielt ansetzt, kann die Kosten in der Gastronomie spürbar senken, ohne das Erlebnis für die Gäste zu beeinträchtigen.

Renner Penner Analyse

Welche Gerichte laufen besonders gut und welche verursachen nur Kosten? Eine fundierte Renner Penner Analyse schafft Klarheit über Ihre Angebote.

Streichen Sie wenig gefragte Speisen, die Kapital binden und zu einem unnötigen Wareneinsatz führen. Effektiver ist es, Bestseller mit hoher Marge gezielt hervorzuheben. So sorgen Sie für ein übersichtlicheres und kompakteres Angebot und damit für eine bessere Kalkulation und ein angenehmeres Gasterlebnis.

Saisonalität nutzen

Der Einsatz saisonaler Zutaten hat gleich mehrere Vorteile: Sie sind frischer, meist günstiger und sorgen für mehr Abwechslung bei den Gästen. Außerdem entfallen lange Lieferwege und die damit verbundenen Zusatzkosten.

Ein saisonaler Wechsel Ihrer Karte ist somit nicht nur ein Zeichen für Frische und Aktualität, sondern schont auch Ihr Budget.

Zutaten mehrfach verwenden

Reduzieren Sie Ihre Einkaufskosten, indem Sie Zutaten bewusst für mehrere Gerichte einsetzen. So können Sie von Mengenrabatten profitieren, Ihre Lagerhaltung vereinfachen und Food Waste vermeiden.

Ein Beispiel: Aus Rinderbraten vom Vortag lassen sich leckere Wraps oder Salate zubereiten. Auch Obst und Gemüse, das optisch nicht mehr perfekt ist, lässt sich gut in Suppen oder Smoothies weiterverarbeiten.

4. Food Waste konsequent vermeiden

Lebensmittelabfälle verursachen enorme Kosten. Laut Studien können diese bis zu 100.000 € pro Jahr und Betrieb betragen. Dabei entsteht der Großteil dieser Verluste nicht durch die Gäste, sondern direkt in der Küche. Wer Food Waste gezielt reduziert, kann also die Kosten in der Gastronomie spürbar senken und gleichzeitig nachhaltiger wirtschaften.

Bessere Planung

Ein zentraler Hebel bei der Kostenreduktion ist die vorausschauende Planung. Stimmen Sie den Einkauf genau auf die tägliche Nachfrage ab und arbeiten Sie mit Vorportionierungen, um die Mengen besser kontrollieren zu können. Auch die richtige Anpassung der Portionsgrößen trägt dazu bei, unnötige Reste in Ihrem Betrieb zu vermeiden.

Digitale Lagerverwaltung

Ein effizient geführtes Lager vermeidet Verderb und reduziert unnötige Kosten. Setzen Sie auf das First-in-First-out-Prinzip und nutzen Sie digitale Tools zur Lagerverwaltung. Diese helfen dabei, Mindesthaltbarkeitsdaten zu überwachen und Warenein- und -ausgänge automatisch zu erfassen.

Warnsysteme bei drohendem Verfall oder Unterschreiten von Mindestmengen sorgen außerdem dafür, dass keine wertvollen Lebensmittel ungenutzt bleiben.

Regelmäßige Inventuren

Auch die regelmäßige Bestandsaufnahme ist entscheidend, um Food Waste zu vermeiden. Digitale Inventursysteme ermöglichen eine schnelle und exakte Erfassung, auch von Anbrüchen wie Flaschen oder GN-Behältern. Ein Abgleich mit den Verkaufszahlen fördert zudem die Nachkalkulation und steigert die Transparenz.

Kreative Resteverwertung etablieren

Nicht alles, was „abgelaufen aussieht", muss sofort entsorgt werden. Entwickeln Sie zusammen mit Ihrem Team neue Ideen zur Weiterverarbeitung von übrig gebliebenen Lebensmitteln. Solche Gerichte können Sie auch gezielt als nachhaltige Highlights auf Ihrer Speisekarte platzieren.

5. Personalkosten smart planen

In der Gastronomie machen die Personalkosten zwischen 30 und 45 % des Gesamtumsatzes aus und stellen damit den größten Kostenblock dar. Gleichzeitig ist ein gut geschultes und motiviertes Personal der Schlüssel zu Qualität und reibungslosen Abläufen. Aus diesem Grund ist eine strategische Steuerung dieses Bereichs umso wichtiger.

Vorausschauende Schichtplanung

Eine strukturierte Personaleinsatzplanung ist notwendig, um eine Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden. Digitale Tools können dabei helfen, die Auslastung und Reservierungen in Echtzeit zu überblicken und passende Dienstpläne zu erstellen.

Eine smarte Schichtplanung spart Lohnkosten und sorgt gleichzeitig für zufriedene Mitarbeiter:innen, was sich wiederum positiv auf die Motivation und Leistung auswirkt.

Schulung und Flexibilität

Investieren Sie in Weiterbildungen und Cross-Trainings: Mitarbeiter:innen, die mehrere Aufgabenbereiche beherrschen, können im Alltag flexibler eingesetzt werden und kompensieren außerdem kurzfristige Ausfälle besser.

Auch Hygiene-, Kassen- oder Kommunikationstrainings lohnen sich, da sie die Abläufe effizienter gestalten und die Qualität verbessern. So lassen sich ebenfalls indirekt die Kosten in Ihrer Gastronomie senken.

Mitarbeiterbindung statt Fluktuation

Jede Neubesetzung kostet Ihren Betrieb Zeit, Geld und wertvolle Ressourcen. Um langfristig sparen zu können, lohnt es sich deshalb, in Mitarbeiterbindung zu investieren.

Ein gutes Arbeitsklima darf natürlich nicht fehlen. Das ist für jüngere Generationen wie die Gen Z oft wichtiger als monetäre Anreize.

Relevante Personalkennzahlen

Wer seine Personalkosten effizient planen möchte, benötigt vor allem genaue Daten. Diese KPIs helfen Ihnen dabei:

• Personalkostenquote
• Umsatzproduktivität
• Personalfluktuation

Eine moderne Personalsoftware liefert Ihnen diese und weitere Werte auf Knopfdruck und ermöglicht so datenbasierte Entscheidungen.

6. Outsourcing als Sparpotenzial nutzen

Nicht jede Aufgabe im Betrieb muss intern erledigt werden. Gerade in Zeiten hoher Fixkosten und Personalmangels kann Outsourcing ein wirkungsvolles Mittel sein, um Kosten in der Gastronomie zu senken und interne Ressourcen besser zu nutzen.

Buchhaltung und Lohnverrechnung auslagern

Diese Aufgabenbereiche sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig – vor allem ohne die entsprechenden Fachkenntnisse. Externe Dienstleister:innen bieten hier oft professionellere Lösungen zu günstigeren Konditionen an. Zudem bleiben Sie so auf dem neuesten Stand gesetzlicher Vorgaben.

Reinigung und Abfallmanagement delegieren

Ein professioneller Reinigungsdienst sorgt für konstante Qualität, planbare Kosten und Ausfallsicherheit. Auch die Entsorgung von Abfällen kann durch spezialisierte Partner:innen effizienter übernommen werden – oft zu besseren Konditionen beim Materialeinkauf.

Marketing- und Social-Media-Betreuung outsourcen

Viele Gastronom:innen unterschätzen den Aufwand, der mit Social Media, Newslettern oder der Gästekommunikation verbunden ist. Eine spezialisierte Agentur kann Ihre Sichtbarkeit steigern und sorgt für eine konsistente Markenwahrnehmung. In der Regel sind die Ergebnisse besser als bei eigenen Ad-hoc-Maßnahmen.

7. Lieferanten:innen gezielt auswählen

Die Zusammenarbeit mit Lieferant:innen wird bei der Kostensenkung in der Gastronomie oft unterschätzt. Wer hier strategisch vorgeht, kann nicht nur bessere Preise erzielen, sondern auch die Qualität und Planbarkeit im Betrieb steigern.

Bessere Konditionen aushandeln

Preise sind selten in Stein gemeißelt. Sprechen Sie Ihre Lieferant:innen deshalb aktiv auf Rabatte, Skonti oder Staffelpreise an. Wer regelmäßig größere Mengen abnimmt und pünktlich zahlt, hat oft bessere Karten, um Sonderkonditionen zu erhalten.

Wichtige Faktoren sind außerdem: eine offene Kommunikation auf Augenhöhe, eine langfristige Zusammenarbeit und gegenseitiges Vertrauen. All das ist entscheidend, um die Kooperationsbereitschaft zu fördern.

Einkaufsvolumen bündeln

Es lohnt sich auch, Bestellungen zu bündeln. Wer möglichst viele Produkte bei einem Anbieter bezieht, spart nicht nur durch Mengenrabatte, sondern auch bei den Lieferkosten. Noch mehr Potenzial bieten Einkaufsverbünde, in denen sich mehrere Betriebe zusammenschließen, um gemeinsam bessere Konditionen zu erzielen.

Lokale Lieferanten:innen bevorzugen

Auch wenn der regionale Einkauf oft mit höheren Preisen verbunden wird, können kürzere Lieferwege und der Wegfall von Zwischenhändlern die Kalkulation positiv beeinflussen. Gleichzeitig profitieren Sie von mehr Frische, Flexibilität und besserer Planbarkeit, was für den täglichen Betrieb wichtige Faktoren sind.

Lieferanten:innen vergleichen

Auch wenn langjährige Partnerschaften wertvoll sind: Ein regelmäßiger Angebotsvergleich ist ein wichtiger Bestandteil einer wirtschaftlichen Betriebsführung. Neue Anbieter, innovative Produkte und bessere Zahlungsbedingungen tauchen ständig auf dem Markt auf – halten Sie also die Augen offen.

Ein professionelles Lieferantenmanagement hilft Ihnen dabei, die besten Partner:innen in puncto Qualität, Preis und Verlässlichkeit zu finden und somit Ihre Kostenstruktur nachhaltig zu optimieren.

8. Digitalisierung wirkungsvoll einsetzen

Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Instrument zur Steigerung der Effizienz. Gerade in einem wirtschaftlich herausfordernden Umfeld. Wer digitale Tools gezielt einsetzt, kann Zeit und Ressourcen sparen und dadurch die Kosten in der Gastronomie deutlich senken.

Digitale Warenwirtschaft für volle Kontrolle

Ein modernes Warenwirtschaftssystem schafft Transparenz bei Einkauf, Lagerhaltung und Verbrauch. Anstatt mit Excel-Listen oder Papierformularen zu arbeiten, können Sie zum Beispiel Wareneinsätze in Echtzeit analysieren und Bestellungen automatisieren. So vermeiden Sie unnötige Ausgaben, reduzieren Food Waste und gewinnen Planungssicherheit.

Schichtplanung digitalisieren

Auch die Personaleinsatzplanung lässt sich mit digitalen Tools wie e2n effizient umsetzen. Mit diesen Tools können Verfügbarkeiten, Wunschdienste, Krankheitstage oder Stoßzeiten mit nur wenigen Klicks berücksichtigt werden. Das spart nicht nur Koordinationsaufwand, sondern verbessert auch die Fairness und Zufriedenheit im gesamten Team.

Prozesse automatisieren

Ob mobile Bestellsysteme, QR-Code-Ordering oder automatisierte Kassensysteme: Digitale Tools können Serviceprozesse beschleunigen und das Personal entlasten. Besonders in Stoßzeiten kann das einen spürbaren Unterschied machen.

Auch hinter den Kulissen lassen sich Prozesse automatisieren, beispielsweise durch automatische Nachbestellungen, Warnsysteme bei niedrigen Lagerständen oder digitale Wareneingangskontrollen.

Reservierung und Gästedaten smart verknüpfen

Online-Reservierungssysteme bieten nicht nur Ihren Gästen Komfort, sondern liefern Ihnen auch wertvolle Daten. Beispielsweise zu Tischbelegung, Stoßzeiten oder No-Shows. In Verbindung mit einem Kassensystem können Sie außerdem Deckungsbeiträge analysieren, den Personaleinsatz optimieren und zielgerichtete Marketingaktionen planen.

Kleine Veränderungen mit großer Wirkung

Die wirtschaftlichen Herausforderungen für die Gastronomie werden nicht weniger. Umso wichtiger ist es, mit einem klaren Blick auf Prozesse, Planung und Potenziale zu reagieren. Die gute Nachricht: Es sind oft nicht die großen Umbrüche, sondern viele kleine, gezielte Maßnahmen, die in der Summe eine große Wirkung entfalten.

Wer seine Kennzahlen kennt, die Digitalisierung klug nutzt, seine Speisekarte strategisch optimiert und Ressourcen bewusst einsetzt, kann die Kosten in der Gastronomie deutlich senken, ohne Abstriche bei Qualität oder Service machen zu müssen.

Setzen Sie dort an, wo der Hebel in Ihrem Betrieb am größten ist. Schon erste Schritte können eine spürbare Entlastung bringen und die Basis für langfristigen Erfolg schaffen.