Zwischen dem Wareneinsatz, den Ihre Rezepturen vorsehen, und dem, was tatsächlich verbraucht wird, liegt fast immer eine Lücke. Sie steht in keiner Auswertung, weil sie erst entsteht, wenn man beide Zahlen nebeneinanderlegt. Genau deshalb ist sie der teuerste Posten, den die meisten Betriebe nicht kennen.
Was die Wareneinsatz-Lücke ist
Der theoretische Wareneinsatz ergibt sich aus den Rezepturen: Für jedes verkaufte Gericht ist hinterlegt, welche Mengen hineingehen. Der tatsächliche Wareneinsatz ergibt sich aus Einkauf und Inventur: Anfangsbestand plus Wareneingang minus Endbestand. Die Differenz ist die Lücke.
Sie hat selten eine einzelne Ursache. Typisch sind Schwund, großzügige Portionen, Bruch und Verderb, Fehlbuchungen bei der Warenannahme und Preiserhöhungen, die niemand bemerkt hat, weil die Rechnung nur abgeheftet wurde.
Warum sie unsichtbar bleibt
Ein Betrieb sieht seinen Wareneinsatz meist als eine Zahl im Monatsabschluss, etwa 30 Prozent vom Umsatz. Ob diese 30 Prozent gut oder schlecht sind, lässt sich ohne Vergleichswert nicht sagen. Erst wenn Rezeptur, Kassendaten und Inventur auf einem gemeinsamen Artikelstamm liegen, entsteht der Sollwert, gegen den man messen kann. Vorher ist die Lücke keine Zahl, sondern ein Gefühl.
Was ein Prozentpunkt kostet
Die Rechnung ist unspektakulär, und genau das macht sie so unangenehm:
Verlust je Jahr = Umsatz je Standort × Lücke in Prozentpunkten ÷ 100 × Anzahl der Standorte
Jeder Prozentpunkt Wareneinsatz entspricht einem Prozent vom Umsatz. Und weil dieser Betrag nicht in Ware, Personal oder Miete steckt, landet er vollständig im Ergebnis, sobald er zurückgeholt wird.
| Umsatz je Standort | Standorte | 1,5 Prozentpunkte | 4 Prozentpunkte |
|---|
| 1 Mio. € | 1 | 15.000 € | 40.000 € |
| 1,5 Mio. € | 5 | 112.500 € | 300.000 € |
| 1,5 Mio. € | 20 | 450.000 € | 1,2 Mio. € |
Zum Vergleich: Eine Warenwirtschaft kostet je Standort und Monat rund 300 Euro im üblichen Funktionsumfang, der Einstieg liegt bei 174,90 Euro. Bei fünf Standorten sind das 18.000 Euro im Jahr, denen im konservativen Szenario 112.500 Euro gegenüberstehen.
Woher diese Zahlen stammen
Die 4 Prozentpunkte sind kein Marketingwert. Bei einer Kette mit über 200 Standorten lagen nach der Einführung mehr als 4 Prozentpunkte zwischen Soll und Ist, gemessen über drei Monate mit drei vollständigen Inventuren. Voraussetzung waren gepflegte Rezepturen, eine angebundene Kasse und eine Warenannahme im System.
Weil dieser Wert ein Einzelergebnis aus einem Kundenprojekt ist, rechnen wir in unserem Rechner standardmäßig mit 1,5 Prozentpunkten. Der niedrigere Wert ist der sicherere Ausgangspunkt für eine Entscheidung.
Der zweite Hebel: Zeit, aber ehrlich gerechnet
Neben der Lücke steht der Aufwand fürs Bestellen und Zählen. In derselben Kette fiel die Bestellzeit von 52 auf 9 Minuten am Tag und Standort, bei a&o Hostels halbierte sich die Inventurzeit. Bei fünf Standorten summiert sich der heutige Aufwand auf rund 1.600 Stunden im Jahr, von denen etwa 1.200 vermeidbar wären.
Diese Stunden sind aber kein automatischer Gewinn. Sie gehen zunächst in den Betrieb zurück, in Gäste, in Ausbildung, in die Küche. Zu Marge werden sie erst, wenn ein Betrieb sie bewusst umwidmet. Wer Zeitersparnis und Margengewinn in einen Topf wirft, rechnet sich reich.
Vier Schritte, um die Lücke sichtbar zu machen
- Artikelstamm bereinigen. Ein Artikel darf nur einmal existieren, erkennbar an GTIN oder Lieferantennummer, mit Gebinde und Gewicht.
- Rezepturen pflegen. Ohne Mengen je Gericht gibt es keinen Sollwert. Das ist der unbeliebteste und wichtigste Schritt.
- Kasse anbinden. Verkäufe je Artikel und Tag sind die Brücke zwischen Rezeptur und Verbrauch.
- Vollständig zählen. Eine Inventur, die Teilmengen und Leergut auslässt, erzeugt eine Lücke, die es gar nicht gibt.
Danach ist die Abweichung keine Schätzung mehr, sondern eine Zahl je Standort und je Artikel. Und erst dann lässt sich entscheiden, wo das Gegensteuern überhaupt lohnt.
Selbst nachrechnen
Im Wareneinsatz-Rechner stellen Sie Ihre eigenen Zahlen ein: Standorte, Umsatz, heutigen Wareneinsatz und die Lücke, die Sie ansetzen. Der Rechner zeigt zuerst, was Sie die Lücke heute kostet, und dann, was davon als Margengewinn zurückkommt. Alle Annahmen und Quellen stehen offen darunter.